Contoh Format Surat Masuk
Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu instansi atau organisasi dari pihak luar. Surat masuk biasanya berisi informasi, permintaan, pengaduan, atau laporan. Format surat masuk yang baik dan benar sangat penting agar surat tersebut dapat diproses dan ditindaklanjuti dengan tepat. Berikut adalah contoh format surat masuk:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Organisasi: Sebutkan nama instansi atau organisasi yang menerima surat.
- Alamat: Cantumkan alamat lengkap instansi atau organisasi.
- Nomor Telepon: Tuliskan nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Fax: (Jika ada) Cantumkan nomor faksimili.
- Website: (Jika ada) Tuliskan alamat website.
- Email: Sebutkan alamat email resmi instansi atau organisasi.
2. Nomor Surat
- Nomor Surat: Berikan nomor surat sesuai dengan sistem penomoran yang berlaku di instansi atau organisasi.
- Tanggal Surat: Cantumkan tanggal surat masuk.
3. Perihal
- Perihal: Tuliskan dengan singkat dan jelas mengenai isi surat.
4. Lampiran
- Lampiran: Cantumkan jika surat memiliki lampiran, sebutkan jumlah dan jenisnya.
5. Tujuan
- Tujuan: Sebutkan nama instansi atau organisasi pengirim surat.
6. Isi Surat
- Isi Surat: Berisi seluruh isi surat dari pengirim.
7. Tanda Tangan
- Nama Lengkap: Sebutkan nama lengkap pengirim.
- Jabatan: Cantumkan jabatan pengirim.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim.
8. Catatan
- Catatan: Cantumkan catatan penting terkait surat, contohnya jika surat tersebut sudah dilampiri dokumen pendukung.
Contoh Surat Masuk:
Berikut adalah contoh surat masuk:
KOP SURAT
PT. Sejahtera Abadi Jl. Raya Bandung No. 123 Bandung, Jawa Barat Telp: (022) 1234567 Fax: (022) 7654321 Email: [email protected]
SURAT MASUK
Nomor: 001/SA/VIII/2023 Tanggal: 10 Agustus 2023
Perihal: Permintaan Proposal
Lampiran: -
Tujuan: PT. Maju Bersama
Isi Surat:
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami PT. Sejahtera Abadi ingin mengajukan permintaan proposal untuk proyek pembangunan gedung baru PT. Maju Bersama.
Kami berharap proposal yang kami ajukan dapat diterima dan kami dapat berpartisipasi dalam proyek pembangunan ini.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Sejahtera Abadi
Direktur Utama
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Catatan
- Format surat masuk di atas dapat diubah sesuai kebutuhan dan kebijakan instansi atau organisasi.
- Pastikan data yang dicantumkan dalam surat masuk akurat dan lengkap.
- Simpan surat masuk dengan baik dan sistematis agar mudah diakses saat diperlukan.
Tips
- Gunakan format surat masuk yang seragam untuk setiap surat.
- Buat sistem penomoran surat yang mudah dipahami dan diingat.
- Catat tanggal surat masuk dengan tepat.
- Simpan surat masuk di tempat yang aman dan mudah diakses.
Dengan menggunakan format surat masuk yang benar, proses administrasi di instansi atau organisasi akan menjadi lebih efisien dan efektif.
