Contoh Format Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam sistem administrasi perkantoran. Kedua jenis surat ini memiliki format yang berbeda, namun keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menyampaikan informasi secara tertulis.
Format Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu instansi atau perusahaan. Format surat masuk umumnya meliputi:
1. Kepala Surat
- Nama Instansi/Perusahaan: Nama lengkap instansi atau perusahaan yang menerima surat.
- Nomor Surat: Nomor surat yang diberikan oleh pengirim.
- Tanggal Surat: Tanggal surat ditulis berdasarkan tanggal penerimaan surat.
- Lampiran: Jika surat disertai dengan lampiran, lampiran ditulis dengan jelas.
- Perihal: Ringkasan singkat tentang isi surat.
2. Isi Surat
- Identitas Pengirim: Nama lengkap pengirim, jabatan, dan alamat lengkap.
- Isi Surat: Isi surat berisi informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim.
- Penutup: Kalimat penutup yang berisi ucapan terima kasih atau harapan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim, disertai dengan nama lengkap dan jabatan.
3. Bagian Footer
- Catatan: Catatan khusus mengenai surat, jika ada.
- Distribusi: Daftar penerima surat, jika ada.
Contoh Format Surat Masuk:
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Nomor Surat]
[Tanggal Surat]
[Lampiran]
[Perihal]
Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Jabatan]
[Instansi/Perusahaan]
[Alamat]
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Instansi/Perusahaan]
[Alamat]
Format Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan. Format surat keluar umumnya meliputi:
1. Kepala Surat
- Nama Instansi/Perusahaan: Nama lengkap instansi atau perusahaan yang mengirim surat.
- Nomor Surat: Nomor surat yang diberikan oleh instansi atau perusahaan.
- Tanggal Surat: Tanggal surat ditulis berdasarkan tanggal pengiriman surat.
- Lampiran: Jika surat disertai dengan lampiran, lampiran ditulis dengan jelas.
- Perihal: Ringkasan singkat tentang isi surat.
2. Isi Surat
- Identitas Penerima: Nama lengkap penerima, jabatan, dan alamat lengkap.
- Isi Surat: Isi surat berisi informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim.
- Penutup: Kalimat penutup yang berisi ucapan terima kasih atau harapan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim, disertai dengan nama lengkap dan jabatan.
3. Bagian Footer
- Catatan: Catatan khusus mengenai surat, jika ada.
- Distribusi: Daftar penerima surat, jika ada.
Contoh Format Surat Keluar:
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Nomor Surat]
[Tanggal Surat]
[Lampiran]
[Perihal]
Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Jabatan]
[Instansi/Perusahaan]
[Alamat]
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Instansi/Perusahaan]
[Alamat]
Tips Membuat Surat Masuk dan Surat Keluar yang Baik:
- Gunakan bahasa yang baku dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau slang.
- Susun kalimat dengan struktur yang benar.
- Tulis surat dengan rapi dan mudah dibaca.
- Pastikan informasi yang ditulis dalam surat benar dan akurat.
- Gunakan format surat yang sesuai dengan aturan yang berlaku di instansi atau perusahaan.
- Simpan arsip surat dengan sistematis agar mudah dicari kembali.
Dengan memahami format surat masuk dan surat keluar serta tips dalam membuatnya, diharapkan Anda dapat membuat surat yang profesional dan efektif dalam menyampaikan informasi.
