Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk
Lembar disposisi merupakan dokumen penting dalam pengelolaan surat masuk di suatu instansi atau organisasi. Lembar ini berfungsi sebagai catatan tentang alur surat masuk, mulai dari penerimaan hingga penanganannya. Lembar disposisi memuat informasi penting seperti identitas surat, tanggal penerimaan, tujuan surat, dan instruksi kepada penerima surat untuk menindaklanjuti.
Berikut contoh lembar disposisi surat masuk:
Lembar Disposisi Surat Masuk
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Tujuan | Catatan | Tanggal Diteruskan | Diteruskan Kepada | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-15 | 001/SE/DIKTI/2023 | Permohonan Bantuan Dana | Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi | Kepada: Kepala Bagian Umum, Perihal: Dipersilakan untuk menindaklanjuti surat ini, Catatan: Harap diproses dengan segera | 2023-03-15 | Kepala Bagian Umum | Surat telah diterima dan sedang diproses |
Penjelasan Kolom:
- No. : Nomor urut disposisi surat masuk.
- Tanggal : Tanggal penerimaan surat.
- Nomor Surat : Nomor surat yang diterima.
- Perihal : Singkat tentang isi surat.
- Pengirim : Nama instansi atau perorangan pengirim surat.
- Tujuan : Informasi kepada siapa surat ini ditujukan, bisa berupa nama pejabat atau bagian.
- Catatan : Instruksi tambahan mengenai penanganan surat.
- Tanggal Diteruskan : Tanggal surat diteruskan ke penerima.
- Diteruskan Kepada : Nama pejabat atau bagian yang menerima disposisi surat.
- Keterangan : Informasi tambahan mengenai status surat.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat lembar disposisi surat masuk:
- Kejelasan informasi: Pastikan semua informasi yang tercantum dalam lembar disposisi jelas dan mudah dipahami.
- Kesesuaian dengan standar: Lembar disposisi sebaiknya mengikuti standar format yang berlaku di instansi/organisasi.
- Penanganan tepat waktu: Lembar disposisi harus segera dibuat dan didistribusikan agar surat dapat ditangani secara tepat waktu.
- Arsip: Lembar disposisi harus diarsikan dengan rapi agar dapat diakses kembali jika diperlukan.
Dengan membuat dan menggunakan lembar disposisi surat masuk secara konsisten, proses pengelolaan surat masuk di instansi/organisasi akan menjadi lebih terstruktur dan efisien.
