Contoh Pembuatan Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi merupakan surat formal yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri suatu acara. Surat undangan resmi biasanya digunakan untuk acara-acara penting seperti pernikahan, rapat, seminar, pelantikan, dan lain sebagainya.
Struktur Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi memiliki struktur yang baku, yaitu:
- Kop Surat
- Nama Instansi/Organisasi/Perorangan: Mencantumkan nama lengkap instansi, organisasi, atau perorangan yang menyelenggarakan acara.
- Alamat: Mencantumkan alamat lengkap instansi, organisasi, atau perorangan yang menyelenggarakan acara.
- Nomor Telepon: Mencantumkan nomor telepon yang bisa dihubungi.
- Email: Mencantumkan alamat email yang bisa dihubungi.
- Nomor Surat: Mencantumkan nomor surat sesuai dengan sistem penomoran surat instansi/organisasi.
- Perihal: Mencantumkan perihal surat, yaitu menyebutkan singkat tentang maksud dan tujuan surat undangan.
- Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran jika ada.
- Tempat dan Tanggal: Mencantumkan tempat dan tanggal surat dibuat.
- Kepada Yth. Mencantumkan nama penerima surat dengan gelar/panggilan yang sesuai.
- Salam Pembuka: Biasanya menggunakan salam pembuka "Dengan hormat," atau "Kepada Yth. Bapak/Ibu/Sdr/Sdri...".
- Isi Undangan: Berisi informasi detail tentang acara yang akan diselenggarakan, meliputi:
- Nama acara
- Waktu dan tempat acara
- Agenda acara
- Tujuan dan maksud acara
- Dress code (jika ada)
- Informasi penting lainnya
- Penutup: Mencantumkan ucapan terima kasih dan harapan atas kehadiran penerima surat.
- Salam Penutup: Biasanya menggunakan salam penutup "Hormat kami," atau "Demikian undangan ini kami sampaikan".
- Nama dan Jabatan: Mencantumkan nama dan jabatan pembuat surat.
- Tanda Tangan: Mencantumkan tanda tangan pembuat surat.
Contoh Surat Undangan Resmi
Berikut adalah contoh surat undangan resmi untuk acara seminar:
[Kop Surat]
[Nomor Surat] [Perihal]
[Tempat dan Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat] [Jabatan Penerima Surat] [Instansi Penerima Surat] [Alamat Penerima Surat]
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya selama ini.
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri seminar tentang [Judul Seminar] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Jam]
- Tempat: [Tempat]
Seminar ini akan menghadirkan pembicara Bapak/Ibu/Sdr/Sdri [Nama Pembicara] selaku [Jabatan Pembicara].
Tujuan seminar ini adalah untuk [Tujuan Seminar].
Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat berpartisipasi dalam acara ini.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pembuat Surat] [Jabatan Pembuat Surat]
Tips Pembuatan Surat Undangan Resmi
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Hindari kesalahan ejaan dan tata bahasa.
- Tulislah isi surat dengan jelas dan ringkas.
- Pastikan informasi yang dicantumkan lengkap dan benar.
- Sertakan logo instansi/organisasi (jika ada).
Kesimpulan
Surat undangan resmi merupakan alat komunikasi formal yang penting dalam berbagai acara. Dengan memahami struktur dan tips pembuatannya, diharapkan Anda dapat membuat surat undangan resmi yang efektif dan profesional.
