Contoh Penulisan Surat Undangan Rapat
Surat undangan rapat merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri rapat. Surat ini berisi informasi penting seperti:
- Tujuan Rapat: Menjelaskan topik atau agenda yang akan dibahas dalam rapat.
- Waktu dan Tempat Rapat: Memberikan informasi yang jelas mengenai waktu dan tempat pelaksanaan rapat.
- Peserta Rapat: Mencantumkan daftar nama peserta yang diundang.
- Informasi Tambahan: Informasi penting lainnya seperti dress code, materi yang perlu disiapkan, dan kontak person.
Berikut adalah contoh penulisan surat undangan rapat:
[Nama Instansi/Organisasi]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon/Fax]
[Email]
[Tanggal]
Perihal: Undangan Rapat
Kepada Yth.
[Nama Peserta]
[Jabatan/Posisi Peserta]
[Alamat Peserta]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [Alasan Rapat] maka kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
Agenda Rapat:
- [Agenda Rapat 1]
- [Agenda Rapat 2]
- [Agenda Rapat 3]
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penanda Tangan]
[Jabatan Penanda Tangan]
[Stempel Instansi/Organisasi]
Tips Menulis Surat Undangan Rapat:
- Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan ringkas dalam menyampaikan informasi.
- Formal: Gunakan bahasa formal dan tata bahasa yang benar.
- Profesional: Perhatikan format dan tata letak surat agar terlihat profesional.
- Informasi Lengkap: Pastikan semua informasi penting tercantum dalam surat undangan.
- Kirim Tepat Waktu: Kirim surat undangan minimal 1 minggu sebelum waktu pelaksanaan rapat.
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan contoh di atas dengan kebutuhan dan format surat undangan resmi di instansi/organisasi Anda.
- Pastikan untuk menyimpan salinan surat undangan sebagai arsip.
Semoga contoh dan tips ini bermanfaat.
