Contoh Surat Balasan Komplain Barang Rusak
Berikut adalah contoh surat balasan komplain barang rusak yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Tanggapan atas Komplain Barang Rusak
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pelanggan]
di
[Alamat Pelanggan]
Dengan hormat,
Menanggapi surat komplain Bapak/Ibu perihal [Sebutkan jenis komplain] tertanggal [Tanggal komplain], kami sampaikan terima kasih atas informasi yang telah disampaikan.
Kami memahami kekecewaan Bapak/Ibu atas [Sebutkan jenis kerusakan] pada [Sebutkan nama barang]. Sebagai bentuk tanggung jawab kami, kami [Sebutkan tindakan yang diambil, contoh: akan mengganti barang yang rusak dengan barang baru, akan memperbaiki barang yang rusak, akan memberikan diskon untuk pembelian selanjutnya, dll].
Berikut langkah yang dapat Bapak/Ibu lakukan:
- Hubungi [Nama dan nomor kontak] untuk [Sebutkan detail langkah yang harus dilakukan pelanggan, contoh: mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai proses penggantian/perbaikan, mengatur jadwal pengiriman barang, dll.].
- Kirimkan kembali barang yang rusak ke alamat [Sebutkan alamat] dengan menyertakan [Sebutkan dokumen yang harus disertakan, contoh: nota pembelian, kartu garansi, dll.].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami dan menerima penjelasan ini.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat ini sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
- Pastikan Anda memberikan solusi yang tepat dan memuaskan bagi pelanggan.
- Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak yang jelas dan mudah dihubungi.
- Tunjukkan rasa empati dan profesionalitas dalam surat balasan Anda.
Semoga contoh surat ini bermanfaat!
