Contoh Surat Eksternal: Jenis, Format, dan Cara Menulis
Surat eksternal merupakan surat resmi yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan, seperti klien, mitra bisnis, instansi pemerintah, dan lain sebagainya. Surat ini memiliki peran penting dalam menjaga hubungan profesional dan membangun komunikasi yang efektif dengan pihak eksternal.
Jenis-Jenis Surat Eksternal
Beberapa jenis surat eksternal yang umum digunakan, antara lain:
- Surat Permohonan: Surat yang berisi permintaan kepada pihak eksternal untuk melakukan sesuatu, contohnya surat permohonan kerjasama, surat permohonan bantuan, surat permohonan izin, dan sebagainya.
- Surat Penawaran: Surat yang berisi penawaran produk atau jasa kepada pihak eksternal, contohnya surat penawaran kerja sama, surat penawaran pembelian, dan sebagainya.
- Surat Pemberitahuan: Surat yang berisi informasi penting yang perlu diketahui oleh pihak eksternal, contohnya surat pemberitahuan perubahan alamat, surat pemberitahuan pembatalan pesanan, dan sebagainya.
- Surat Pengunduran Diri: Surat resmi yang menyatakan keinginan seseorang untuk berhenti dari suatu pekerjaan.
- Surat Lamaran Kerja: Surat yang ditujukan kepada perusahaan atau instansi untuk melamar pekerjaan.
- Surat Keterangan: Surat yang berisi keterangan resmi tentang sesuatu, contohnya surat keterangan domisili, surat keterangan sehat, dan sebagainya.
Format Surat Eksternal yang Benar
Format surat eksternal umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kop Surat: Berisi identitas perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor Surat: Nomor yang diberikan kepada setiap surat untuk memudahkan penelusuran dan pengarsipan.
- Perihal: Menjelaskan singkat tentang isi surat.
- Lampiran: Mencantumkan daftar lampiran yang disertakan dalam surat.
- Tempat dan Tanggal: Menyatakan tempat dan tanggal surat ditulis.
- Kepada Yth.: Mencantumkan nama penerima surat beserta jabatannya.
- Salam Pembuka: Biasanya diawali dengan "Hormat Kami" atau "Dengan Hormat".
- Isi Surat: Menjelaskan secara detail tentang tujuan surat, isi pesan, dan informasi penting lainnya.
- Salam Penutup: Biasanya diakhiri dengan "Demikian surat ini kami sampaikan" atau "Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih".
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat beserta nama dan jabatannya.
- Nama Perusahaan: Nama perusahaan yang menerbitkan surat.
Tips Menulis Surat Eksternal
Berikut beberapa tips menulis surat eksternal yang efektif:
- Jelas dan Ringkas: Tuliskan isi surat dengan bahasa yang mudah dipahami, ringkas, dan padat.
- Formal dan Sopan: Gunakan bahasa formal dan bahasa yang sopan. Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal.
- Rapi dan Terstruktur: Perhatikan format dan struktur surat agar terlihat rapi dan mudah dibaca.
- Protokol yang Benar: Perhatikan penggunaan bahasa dan tata krama yang sesuai dengan protokol perusahaan dan instansi yang dituju.
- Diperiksa dengan Teliti: Sebelum dikirim, pastikan surat telah diperiksa dengan teliti untuk menghindari kesalahan.
Contoh Surat Eksternal
Berikut contoh surat eksternal Surat Permohonan Kerjasama:
Kop Surat
PT. ABC Jl. Raya Utama No. 123 Jakarta 12345 Telepon: (021) 12345678 Email: [email protected]
Nomor Surat: 001/ABC/IV/2023
Perihal: Permohonan Kerjasama
Lampiran: -
Tempat dan Tanggal: Jakarta, 10 April 2023
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur Utama PT. XYZ Jl. Sudirman No. 90 Jakarta 12345
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, kami PT. ABC ingin mengajukan permohonan kerjasama dengan PT. XYZ dalam bidang ....
Kami melihat bahwa PT. XYZ memiliki .... dan kami yakin bahwa kerjasama ini dapat memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak.
Sebagai bentuk keseriusan kami, kami bersedia untuk ....
Kami berharap PT. XYZ dapat menerima permohonan kerjasama ini. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi kami di nomor telepon ....
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Direktur Utama
PT. ABC
(Nama dan Tanda Tangan)
Kesimpulan
Menulis surat eksternal yang efektif merupakan kunci untuk membangun hubungan yang baik dengan pihak luar perusahaan. Dengan memahami jenis, format, dan tips menulis surat eksternal, Anda dapat membuat surat yang profesional dan membantu mencapai tujuan Anda.
