Contoh Surat Eksternal Perusahaan: Panduan Lengkap dan Template
Surat eksternal merupakan surat resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada pihak di luar perusahaan. Pihak tersebut bisa berupa instansi pemerintah, perusahaan lain, organisasi, atau bahkan individu. Surat eksternal memiliki peran penting dalam komunikasi bisnis dan membangun citra profesional perusahaan.
Berikut adalah contoh surat eksternal perusahaan berdasarkan jenisnya:
1. Surat Permohonan
Contoh Surat Permohonan Penawaran Harga
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pemimpin Perusahaan]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Di tempat
Perihal: Permohonan Penawaran Harga [Nama Barang/Jasa]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] bermaksud untuk mengajukan permohonan penawaran harga untuk [Nama Barang/Jasa]. Kami membutuhkan [Nama Barang/Jasa] tersebut untuk [Tujuan].
Kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan penawaran harga terbaik dan rincian spesifikasi [Nama Barang/Jasa] yang kami butuhkan. Kami berharap dapat menerima penawaran harga dari Bapak/Ibu paling lambat [Tanggal].
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
2. Surat Pengaduan
Contoh Surat Pengaduan Kerusakan Barang
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pemimpin Perusahaan]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Di tempat
Perihal: Pengaduan Kerusakan Barang [Nama Barang]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan pengaduan terkait kerusakan barang [Nama Barang] dengan nomor seri [Nomor Seri] yang kami beli dari perusahaan Bapak/Ibu pada tanggal [Tanggal Pembelian].
Kerusakan pada barang tersebut terjadi pada [Tanggal Kerusakan] dan mengakibatkan [Dampak Kerusakan]. Kami telah mencoba untuk memperbaiki sendiri, namun upaya tersebut tidak membuahkan hasil.
Oleh karena itu, kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan solusi atas kerusakan barang tersebut, baik dengan cara penggantian barang atau pengembalian dana.
Demikian surat pengaduan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
3. Surat Pemberitahuan
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Acara
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pihak Penerima]
[Jabatan]
[Nama Instansi/Organisasi]
Di tempat
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Acara [Nama Acara]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan perubahan jadwal acara [Nama Acara] yang sebelumnya dijadwalkan pada [Tanggal Lama] pukul [Jam Lama] di [Lokasi Lama].
Sehubungan dengan [Alasan Perubahan], maka acara tersebut diubah menjadi [Tanggal Baru] pukul [Jam Baru] di [Lokasi Baru].
Kami mohon maaf atas perubahan jadwal ini dan mengharapkan pengertian dari Bapak/Ibu.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
4. Surat Undangan
Contoh Surat Undangan Rapat
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pihak Penerima]
[Jabatan]
[Nama Instansi/Organisasi]
Di tempat
Perihal: Undangan Rapat [Tema Rapat]
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat [Tema Rapat] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari/Tanggal: [Hari/Tanggal]
- Waktu: [Jam]
- Tempat: [Tempat]
Rapat ini bertujuan untuk [Tujuan Rapat].
Kami mohon Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu pada acara tersebut.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
5. Surat Keterangan
Contoh Surat Keterangan Kerja
Kepada Yth.
[Nama Instansi/Organisasi]
Di tempat
Perihal: Surat Keterangan Kerja
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama : [Nama Penanggung Jawab]
- Jabatan : [Jabatan Penanggung Jawab]
- Perusahaan : [Nama Perusahaan]
Menerangkan bahwa:
- Nama : [Nama Karyawan]
- Jabatan : [Jabatan Karyawan]
- Nomor Induk Karyawan : [Nomor Induk Karyawan]
Benar telah bekerja di [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan Karyawan] sejak tanggal [Tanggal Mulai Kerja] hingga saat ini.
Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan [Keperluan Surat Keterangan].
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Tips Menulis Surat Eksternal
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Tulis surat dengan singkat, jelas, dan padat.
- Gunakan format surat yang resmi.
- Periksa kembali surat sebelum dikirim.
- Simpan salinan surat untuk arsip.
Kesimpulan
Surat eksternal merupakan alat komunikasi penting dalam dunia bisnis. Dengan memahami jenis-jenis surat eksternal dan tips menulisnya, perusahaan dapat meningkatkan citra profesional dan membangun hubungan yang baik dengan berbagai pihak di luar perusahaan.
