Contoh Surat Formal: Cara Menulis Surat Formal yang Baik dan Benar
Surat formal adalah surat yang digunakan dalam komunikasi resmi, baik antar individu maupun antar instansi. Surat formal harus ditulis dengan bahasa yang baku dan formal, serta mengikuti struktur dan format tertentu. Berikut ini adalah contoh surat formal dan panduan lengkapnya:
Contoh Surat Formal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
[Nama Perusahaan]<br> [Alamat Perusahaan]<br> [Nomor Telepon Perusahaan]<br>
Kepada Yth.<br> [Jabatan] [Nama Atasan]<br> Di Tempat
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Anda] Jabatan : [Jabatan Anda] Nomor Induk Pegawai : [Nomor Induk Pegawai Anda]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada tanggal [Tanggal], dikarenakan [Alasan Izin Tidak Masuk Kerja].
Saya mohon perkenan Bapak/Ibu untuk mengizinkan saya tidak masuk kerja pada tanggal tersebut. Selama saya tidak masuk kerja, saya dapat dihubungi melalui nomor telepon [Nomor Telepon Anda].
Demikian permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Anda]
Panduan Lengkap Menulis Surat Formal
Berikut adalah panduan lengkap yang dapat membantu Anda dalam menulis surat formal:
1. Header:
- Nama Perusahaan/Organisasi/Instansi: Tulis nama lengkap perusahaan, organisasi, atau instansi yang dituju.
- Alamat Perusahaan/Organisasi/Instansi: Tulis alamat lengkap perusahaan, organisasi, atau instansi yang dituju.
- Nomor Telepon Perusahaan/Organisasi/Instansi: Tulis nomor telepon perusahaan, organisasi, atau instansi yang dituju.
2. Salam Pembuka:
- Kepada Yth: Gunakan kata "Kepada Yth." sebagai pembuka salam.
- Jabatan: Tulis jabatan penerima surat dengan tepat.
- Nama Penerima Surat: Tulis nama penerima surat dengan lengkap.
- Di Tempat: Tulis "Di Tempat" untuk menunjukkan bahwa surat ditujukan ke alamat yang telah dicantumkan di header.
3. Perihal:
- Perihal: Tulis judul singkat yang menjelaskan isi surat.
- Isi Perihal: Gunakan kata kunci yang relevan dan spesifik untuk memudahkan penerima surat memahami isi surat.
4. Isi Surat:
- Identitas Pengirim: Tulis identitas diri pengirim surat secara lengkap, meliputi nama, jabatan, dan nomor induk pegawai (jika ada).
- Tujuan Surat: Jelaskan tujuan surat dengan jelas dan ringkas.
- Alasan: Berikan penjelasan yang detail tentang alasan penulisan surat.
- Tindakan yang Diharapkan: Tulis tindakan yang diharapkan dari penerima surat.
- Salam Penutup: Tulis salam penutup yang sopan, misalnya "Hormat saya," atau "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
5. Penutup:
- Tanda Tangan: Tulis tanda tangan Anda di bagian bawah surat.
- Nama Lengkap: Tulis nama lengkap Anda di bawah tanda tangan.
Tips Menulis Surat Formal:
- Gunakan bahasa baku dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa sehari-hari.
- Struktur surat formal harus runtut dan jelas. Pastikan informasi penting tersusun dengan baik.
- Perhatikan format penulisan. Gunakan font yang mudah dibaca, ukuran font yang standar, dan margin yang tepat.
- Proofread surat Anda sebelum dikirim. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau tata bahasa.
- Pilih metode pengiriman yang tepat. Pilih metode pengiriman surat yang sesuai dengan kebutuhan, seperti email, pos, atau kurir.
Kesimpulan:
Menulis surat formal yang baik dan benar merupakan hal penting dalam berkomunikasi secara resmi. Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat menulis surat formal yang profesional dan efektif.
