Contoh Surat Kearsipan
Surat kearsipan adalah surat yang digunakan untuk mengelola dan mengatur arsip. Surat ini bisa digunakan untuk berbagai keperluan, seperti:
- Meminta informasi tentang arsip
- Meminta izin untuk mengakses arsip
- Meminta bantuan dalam mengelola arsip
- Melaporkan kerusakan arsip
- Menyampaikan informasi tentang arsip
Berikut contoh surat kearsipan:
Contoh 1: Surat Permintaan Informasi Arsip
Perihal: Permintaan Informasi Arsip
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Arsip [Nama Lembaga/Instansi] di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Anda], [Jabatan Anda] di [Nama Lembaga/Instansi], bermaksud untuk meminta informasi mengenai arsip [Nama Arsip].
Informasi yang saya butuhkan meliputi:
- [Daftar informasi yang dibutuhkan]
Sebagai bahan informasi, saya lampirkan surat tugas dari [Nama Lembaga/Instansi].
Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Lembaga/Instansi]
Contoh 2: Surat Permohonan Izin Akses Arsip
Perihal: Permohonan Izin Akses Arsip
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Arsip [Nama Lembaga/Instansi] di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Anda], [Jabatan Anda] dari [Nama Lembaga/Instansi], bermaksud untuk mengajukan permohonan izin akses arsip [Nama Arsip] yang tersimpan di [Nama Lembaga/Instansi].
Akses arsip tersebut diperlukan untuk [Tujuan Akses Arsip].
Saya bersedia mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku terkait akses arsip.
Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Lembaga/Instansi]
Contoh 3: Surat Pengantar Arsip
Perihal: Pengantar Arsip
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima Arsip] [Nama Lembaga/Instansi Penerima] di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Lembaga/Instansi Pengirim] menyerahkan arsip [Nama Arsip] yang terdiri dari [Jumlah Arsip] berkas.
Arsip ini diperlukan untuk [Tujuan Pengiriman Arsip].
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Lembaga/Instansi Pengirim]
Catatan:
- Contoh surat di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
- Isi dan format surat dapat disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di masing-masing lembaga/instansi.
- Anda dapat menambahkan informasi lain yang diperlukan dalam surat, seperti nomor surat, tanggal, dan lampiran.
- Pastikan surat kearsipan ditulis dengan bahasa yang baku dan mudah dipahami.
