Contoh Surat Keluar Dinas
Surat keluar dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga kepada pihak luar. Surat ini digunakan untuk berbagai keperluan, seperti:
- Melakukan pemberitahuan kepada pihak terkait tentang suatu kegiatan, kebijakan, atau informasi penting.
- Meminta informasi atau klarifikasi dari pihak luar.
- Meminta bantuan atau dukungan dari pihak terkait.
- Melakukan pemanggilan atau undangan untuk suatu acara.
- Melakukan permohonan izin atau persetujuan untuk suatu kegiatan.
Format Umum Surat Keluar Dinas
Berikut format umum surat keluar dinas yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Lembaga
- Alamat Lengkap
- Nomor Telepon
- Fax
2. Nomor Surat dan Tanggal
- Nomor Surat: Nomor surat harus ditulis dengan jelas dan sesuai dengan sistem penomoran surat di instansi Anda.
- Tanggal: Tanggal surat ditulis dengan format tanggal bulan tahun.
3. Lampiran
- Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat, jika ada.
4. Perihal
- Perihal: Mencantumkan judul singkat dan jelas tentang isi surat.
5. Alamat Tujuan
- Kepada Yth. [Jabatan penerima]
- [Nama Penerima]
- [Alamat Penerima]
6. Isi Surat
- Pembukaan: Menjelaskan maksud dan tujuan penulisan surat dengan jelas dan ringkas.
- Isi: Menjelaskan secara detail tentang isi surat, yang memuat informasi, permintaan, atau penjelasan terkait topik yang dibahas.
- Penutup: Menyatakan harapan dan salam penutup yang sopan.
7. Nama dan Jabatan
- Nama: Nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Jabatan pengirim surat di instansi.
8. Tanda Tangan
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
- Stempel: Stempel instansi.
Contoh Surat Keluar Dinas
Berikut contoh surat keluar dinas untuk permohonan izin mengikuti kegiatan pelatihan:
[Kop Surat]
Nomor Surat: 001/Dinas-Pendidikan/IX/2023 Tanggal: 01 September 2023
Lampiran: -
Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Pelatihan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap] selaku [Jabatan] di [Nama Sekolah] memohon izin untuk mengikuti kegiatan pelatihan [Nama Pelatihan] yang diselenggarakan oleh [Nama Penyelenggara] di [Tempat Pelatihan], pada tanggal [Tanggal Pelatihan] sampai dengan [Tanggal Pelatihan].
Kegiatan pelatihan ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan kompetensi saya dalam [Bidang Pelatihan] yang akan meningkatkan kualitas pembelajaran di sekolah.
Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin kepada saya untuk mengikuti kegiatan pelatihan tersebut.
Demikian permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Lengkap] [Jabatan]
[Tanda Tangan] [Stempel]
Tips Menyusun Surat Keluar Dinas
- Jaga kesopanan dan kejelasan bahasa. Gunakan bahasa yang baku dan mudah dipahami.
- Hindari kesalahan penulisan dan tata bahasa.
- Perhatikan format dan tata letak surat.
- Pastikan isi surat lengkap dan informatif.
- Sertakan lampiran jika diperlukan.
- Simpan salinan surat.
Semoga contoh surat keluar dinas di atas bermanfaat dan membantu Anda dalam menyusun surat keluar dinas yang baik dan efektif.
