Contoh Surat Konfirmasi Piutang Usaha
Surat konfirmasi piutang usaha merupakan salah satu dokumen penting dalam proses penagihan piutang. Surat ini berfungsi untuk mengingatkan kembali kepada debitur tentang kewajiban pembayarannya dan sekaligus sebagai bukti tertulis bahwa pihak kreditur telah melakukan upaya penagihan. Berikut ini adalah contoh surat konfirmasi piutang usaha:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon] [Email Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Debitur] [Alamat Debitur]
Perihal: Konfirmasi Piutang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengingatkan kembali mengenai tagihan atas [Nomor Invoice] yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo].
Tagihan tersebut terkait dengan [Detail Tagihan, contoh: pembelian barang/jasa] dengan total nilai [Jumlah Total Tagihan].
Hingga saat ini, kami belum menerima pembayaran atas tagihan tersebut. Oleh karena itu, kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat segera melakukan pelunasan tagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan.
Sebagai informasi, terlampir kami sertakan [Dokumen pendukung, contoh: invoice, kwitansi] sebagai bukti tagihan.
Kami memahami bahwa mungkin terdapat kendala dalam proses pembayaran. Untuk itu, kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui [Nomor Telepon] atau [Email Perusahaan] untuk membahas solusi terbaik terkait pelunasan tagihan.
Demikian surat konfirmasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pihak yang Menandatangani] [Jabatan]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan data yang ada pada perusahaan Anda.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
- Pastikan surat dilampiri dengan dokumen pendukung, seperti invoice atau kwitansi.
- Simpan salinan surat konfirmasi sebagai bukti.
Tips Tambahan:
- Hindari menggunakan kalimat yang bersifat ancaman atau menekan debitur.
- Bersikaplah ramah dan komunikatif dalam proses penagihan.
- Berikan solusi dan kemudahan bagi debitur dalam melakukan pembayaran.
- Buat sistem pencatatan piutang yang rapi dan terorganisir untuk memudahkan proses penagihan.
Semoga contoh surat konfirmasi piutang usaha ini bermanfaat bagi Anda.
