Contoh Surat Konfirmasi Piutang
Perihal: Konfirmasi Piutang
Kepada Yth. [Nama Debitur] di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin melakukan konfirmasi atas tagihan piutang dengan rincian sebagai berikut:
Nomor Invoice: [Nomor Invoice] Tanggal Invoice: [Tanggal Invoice] Nilai Invoice: [Nilai Invoice] Jatuh Tempo Pembayaran: [Tanggal Jatuh Tempo]
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak/Ibu untuk dapat memberikan konfirmasi terkait kebenaran tagihan tersebut dan rencana pembayarannya.
Kami mohon Bapak/Ibu untuk dapat memberikan konfirmasi atas tagihan tersebut paling lambat [Tanggal Konfirmasi] dengan cara:
- Menghubungi kami melalui telepon ke nomor [Nomor Telepon]
- Mengirimkan email ke alamat [Alamat Email]
Demikian surat konfirmasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan]
Catatan:
- Silahkan sesuaikan isi surat dengan data piutang yang ingin dikonfirmasi.
- Anda dapat melampirkan salinan invoice dalam surat konfirmasi.
- Anda dapat menambahkan informasi tambahan lain yang dianggap perlu dalam surat konfirmasi.
Tips Menulis Surat Konfirmasi Piutang:
- Jelas dan Rinci: Pastikan informasi piutang yang Anda konfirmasikan jelas dan rinci, termasuk nomor invoice, tanggal invoice, nilai invoice, dan jatuh tempo pembayaran.
- Formal dan Profesional: Gunakan bahasa yang formal dan profesional dalam surat konfirmasi.
- Sopan dan Ramah: Hindari bahasa yang kasar atau mengancam.
- Tentukan Waktu Konfirmasi: Berikan waktu yang cukup bagi debitor untuk merespons surat konfirmasi.
- Tambahkan Cara Konfirmasi: Berikan beberapa opsi cara konfirmasi, seperti telepon atau email.
- Simpan Bukti: Simpan bukti pengiriman surat konfirmasi sebagai arsip.
Pentingnya Surat Konfirmasi Piutang:
Surat konfirmasi piutang merupakan dokumen penting yang dapat membantu Anda dalam:
- Memastikan kebenaran tagihan: Surat konfirmasi membantu Anda untuk memastikan bahwa debitor menerima tagihan dan mengetahui tanggal jatuh temponya.
- Menghindari tunggakan: Surat konfirmasi dapat membantu Anda untuk mengingatkan debitor agar membayar tagihan tepat waktu.
- Sebagai bukti tertulis: Surat konfirmasi dapat menjadi bukti tertulis jika terjadi sengketa di kemudian hari.
