Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar: Pengertian, Format, dan Tata Cara Penyusunan
Surat masuk dan surat keluar merupakan dua jenis surat penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan, sedangkan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi atau perusahaan.
Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan dari pihak luar, seperti instansi pemerintah, perusahaan lain, atau perorangan. Surat masuk biasanya berisi informasi, permintaan, laporan, atau pengumuman.
Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi atau perusahaan kepada pihak luar, seperti instansi pemerintah, perusahaan lain, atau perorangan. Surat keluar biasanya berisi informasi, permintaan, laporan, atau pengumuman.
Format Surat Masuk dan Surat Keluar
Baik surat masuk maupun surat keluar memiliki format yang umum dan baku. Berikut adalah format umum surat masuk dan surat keluar:
1. Surat Masuk
- Kop Surat (Identitas Pengirim):
- Nama Instansi Pengirim
- Alamat Pengirim
- Nomor Telepon Pengirim
- Nomor Fax Pengirim (jika ada)
- Email Pengirim (jika ada)
- Nomor Surat (Nomor Surat Pengirim)
- Tanggal Surat (Tanggal Surat Pengirim)
- Perihal (Subjek Surat)
- Lampiran (Jumlah lampiran, jika ada)
- Kepada (Nama Penerima Surat)
- Perihal (Judul Surat)
- Isi Surat (Isi pokok surat)
- Hormat Kami (Salam penutup)
- Nama dan Jabatan (Nama dan jabatan pengirim surat)
- Stempel dan Tanda Tangan (Stempel instansi pengirim dan tanda tangan pengirim)
2. Surat Keluar
- Kop Surat (Identitas Instansi Pengirim)
- Nama Instansi Pengirim
- Alamat Pengirim
- Nomor Telepon Pengirim
- Nomor Fax Pengirim (jika ada)
- Email Pengirim (jika ada)
- Nomor Surat (Nomor Surat Pengirim)
- Tanggal Surat (Tanggal Surat Pengirim)
- Perihal (Subjek Surat)
- Lampiran (Jumlah lampiran, jika ada)
- Kepada (Nama Penerima Surat)
- Perihal (Judul Surat)
- Isi Surat (Isi pokok surat)
- Hormat Kami (Salam penutup)
- Nama dan Jabatan (Nama dan jabatan pengirim surat)
- Stempel dan Tanda Tangan (Stempel instansi pengirim dan tanda tangan pengirim)
Tata Cara Penyusunan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berikut adalah tata cara penyusunan surat masuk dan surat keluar:
- Surat Masuk
- Menerima surat: Surat masuk diterima oleh bagian Tata Usaha atau bagian yang ditunjuk.
- Memeriksa surat: Memeriksa kelengkapan surat dan kesesuaian format.
- Mencatat surat: Merekam data surat masuk ke dalam buku register surat masuk.
- Mendistribusikan surat: Meneruskan surat ke bagian yang berwenang sesuai dengan perihal surat.
- Surat Keluar
- Menyusun surat: Menulis surat dengan format yang benar dan isi yang jelas.
- Memeriksa surat: Memeriksa kelengkapan surat dan kesesuaian format.
- Menandatangani surat: Surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Mencetak dan mengirimkan surat: Surat dicetak dan dikirimkan ke alamat penerima surat.
Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar
1. Contoh Surat Masuk
[Kop Surat Pengirim] Nomor Surat: 001/SK/PT.XYZ/2023 Tanggal Surat: 10 Februari 2023 Perihal: Permintaan Proposal
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. ABC Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kami untuk mengadakan seminar tentang [Nama Seminar], kami bermaksud untuk meminta proposal dari PT. ABC terkait dengan jasa [Jasa yang dimintai].
Kami mohon Bapak/Ibu dapat mengirimkan proposal tersebut paling lambat tanggal 20 Februari 2023 ke alamat kami di [Alamat Perusahaan].
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Nama dan Jabatan]
[Stempel dan Tanda Tangan]
2. Contoh Surat Keluar
[Kop Surat Pengirim] Nomor Surat: 002/SK/PT.ABC/2023 Tanggal Surat: 15 Februari 2023 Perihal: Proposal Seminar
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ Di Tempat
Dengan hormat,
Menanggapi surat permintaan proposal seminar tentang [Nama Seminar] yang kami terima pada tanggal 10 Februari 2023, dengan ini kami sampaikan proposal jasa [Jasa yang ditawarkan] untuk seminar tersebut.
Semoga proposal ini dapat memenuhi kebutuhan PT. XYZ dan kami berharap dapat berkolaborasi dalam mensukseskan seminar ini.
Hormat Kami,
[Nama dan Jabatan]
[Stempel dan Tanda Tangan]
Kesimpulan
Surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam komunikasi formal sebuah organisasi atau perusahaan. Penting untuk memperhatikan format dan tata cara penyusunan surat agar pesan yang disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan efektif.
