Contoh Surat Niaga Penagihan
Berikut adalah contoh surat niaga penagihan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Penagihan Invoice No. [Nomor Invoice]
Kepada Yth. [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menagih pembayaran atas Invoice No. [Nomor Invoice] yang telah kami kirimkan pada tanggal [Tanggal Invoice] dengan total tagihan sebesar [Jumlah Tagihan] [Mata Uang].
Rincian tagihan terlampir pada surat ini.
Kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat segera melakukan pembayaran atas tagihan tersebut paling lambat pada tanggal [Tanggal Jatuh Tempo]. Pembayaran dapat dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dengan nomor rekening [Nomor Rekening] atas nama [Nama Bank].
Kami memahami bahwa terkadang terjadi keterlambatan dalam proses pembayaran, namun kami mohon pengertian dan kerjasamanya untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
Demikian surat penagihan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
Catatan:
- Silahkan ganti bagian yang di dalam kurung siku dengan informasi yang sesuai.
- Anda dapat menambahkan informasi lain yang dirasa perlu seperti nomor telepon, email, dan sebagainya.
- Pastikan surat penagihan ditulis dengan sopan dan profesional.
Berikut beberapa tips tambahan dalam membuat surat niaga penagihan:
- Jelas dan Rinci: Pastikan informasi dalam surat penagihan mudah dipahami dan lengkap, termasuk nomor invoice, tanggal invoice, rincian tagihan, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.
- Sopan dan Profesional: Meskipun Anda menagih pembayaran, tetaplah sopan dan profesional dalam menulis surat. Hindari bahasa yang kasar atau mengancam.
- Bersikap Proaktif: Jangan menunggu terlalu lama untuk mengirimkan surat penagihan. Segera hubungi klien jika pembayaran belum diterima pada tanggal jatuh tempo.
- Tawarkan Solusi: Jika klien mengalami kesulitan dalam melakukan pembayaran, tawarkan solusi seperti cicilan atau perpanjangan waktu pembayaran.
- Simpan Bukti: Simpan salinan surat penagihan dan bukti pengiriman sebagai dokumentasi.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat membuat surat niaga penagihan yang efektif dan profesional.
