Contoh Surat Notulen Rapat Dinas
Pengertian Notulen Rapat
Notulen rapat merupakan catatan tertulis yang berisi ringkasan hasil pembahasan dan keputusan yang dicapai dalam suatu rapat. Notulen rapat berfungsi sebagai:
- Dokumentasi: Menjadi bukti tertulis tentang jalannya rapat dan keputusan yang diambil.
- Acuan: Sebagai pedoman dalam pelaksanaan keputusan yang telah disepakati.
- Evaluasi: Sebagai bahan untuk mengevaluasi efektivitas rapat dan hasil yang dicapai.
Format Notulen Rapat
Berikut adalah format umum yang dapat digunakan dalam pembuatan notulen rapat:
1. Identitas Rapat
- Nama Rapat: Misalnya: Rapat Koordinasi Program Kerja
- Waktu: Tanggal, Hari, Jam
- Tempat: Lokasi pelaksanaan rapat
- Pimpinan Rapat: Jabatan dan nama pimpinan rapat
- Peserta Rapat: Daftar nama peserta rapat dengan jabatan masing-masing
2. Pembahasan
- Pokok Bahasan: Uraian singkat tentang topik yang dibahas dalam rapat.
- Hasil Pembahasan: Ringkasan poin-poin penting dari pembahasan masing-masing topik, termasuk:
- Pendapat: Ringkasan pendapat yang disampaikan peserta rapat.
- Masukan: Usulan atau saran yang diajukan peserta rapat.
- Keputusan: Hasil kesepakatan yang dicapai dalam rapat.
- Tindak Lanjut: Uraian singkat mengenai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada peserta rapat terkait dengan keputusan yang diambil.
3. Penutup
- Pengesahan: Tanda tangan pimpinan rapat sebagai tanda persetujuan terhadap isi notulen.
- Nama Pencatat: Nama dan tanda tangan orang yang mencatat notulen rapat.
Contoh Surat Notulen Rapat Dinas
Notulen Rapat Dinas
Nama Rapat: Rapat Koordinasi Program Kerja Tahun 2023
Waktu: Selasa, 10 Januari 2023, Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat, Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Pimpinan Rapat: Bapak/Ibu [Nama Pimpinan], [Jabatan]
Peserta Rapat:
- Bapak/Ibu [Nama], [Jabatan]
- Bapak/Ibu [Nama], [Jabatan]
- Bapak/Ibu [Nama], [Jabatan]
- Bapak/Ibu [Nama], [Jabatan]
- Bapak/Ibu [Nama], [Jabatan]
Pembahasan:
1. Evaluasi Program Kerja Tahun 2022
- Pendapat: Rapat membahas tentang capaian dan kendala dalam pelaksanaan program kerja tahun 2022.
- Masukan: Beberapa peserta memberikan masukan terkait kendala yang dihadapi dan upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas program kerja.
- Keputusan: Rapat menyepakati bahwa hasil evaluasi akan dijadikan bahan untuk penyusunan program kerja tahun 2023.
2. Penyusunan Program Kerja Tahun 2023
- Pendapat: Peserta rapat membahas usulan program kerja tahun 2023 yang telah diajukan oleh masing-masing seksi.
- Masukan: Beberapa peserta memberikan masukan dan saran terkait program kerja yang diusulkan.
- Keputusan: Rapat menyetujui program kerja tahun 2023 dengan beberapa penyesuaian dan tambahan.
3. Tindak Lanjut
- Seksi Perencanaan diminta untuk menindaklanjuti usulan program kerja yang telah disepakati.
- Seksi Keuangan diminta untuk menyiapkan anggaran untuk mendukung pelaksanaan program kerja tahun 2023.
Pengesahan:
[Tanda tangan Pimpinan Rapat]
Nama Pencatat:
[Nama dan tanda tangan pencatat]
Tips Membuat Notulen Rapat
- Jujur dan objektif: Catat semua poin penting yang dibahas dan keputusan yang diambil dengan jujur dan objektif.
- Singkat dan padat: Hindari menggunakan kalimat yang bertele-tele. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Rapi dan terstruktur: Susun notulen rapat dengan rapi dan terstruktur agar mudah dibaca dan dipahami.
- Simpan dengan baik: Simpan notulen rapat dengan baik dan aman agar dapat diakses dan digunakan di kemudian hari.
Semoga contoh surat notulen rapat dinas ini bermanfaat!
