Contoh Surat Panggilan: Panduan Lengkap dan Template
Surat panggilan merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk memanggil seseorang atau pihak tertentu ke suatu tempat atau acara. Surat ini memiliki format dan struktur yang baku dan harus memuat informasi penting yang perlu diketahui oleh penerima.
Jenis-jenis Surat Panggilan
Berikut beberapa jenis surat panggilan yang umum digunakan:
- Surat Panggilan Rapat: Digunakan untuk memanggil anggota rapat ke suatu pertemuan.
- Surat Panggilan Sidang: Digunakan untuk memanggil terdakwa atau saksi ke persidangan.
- Surat Panggilan Wawancara: Digunakan untuk memanggil calon karyawan untuk mengikuti proses wawancara.
- Surat Panggilan Pelatihan: Digunakan untuk memanggil peserta untuk mengikuti suatu pelatihan.
- Surat Panggilan Ujian: Digunakan untuk memanggil peserta ujian ke lokasi ujian.
Struktur Surat Panggilan
Secara umum, surat panggilan memiliki struktur sebagai berikut:
- Kop Surat: Mencantumkan identitas pengirim, seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor Surat: Mencantumkan nomor surat untuk memudahkan penelusuran.
- Perihal: Mencantumkan pokok surat, misalnya "Panggilan Rapat", "Panggilan Sidang", dan sebagainya.
- Lampiran: Mencantumkan daftar lampiran yang menyertai surat, jika ada.
- Kepada Yth. : Mencantumkan nama dan alamat penerima surat.
- Isi Surat: Menjelaskan tujuan surat, seperti waktu, tempat, dan agenda acara atau kegiatan.
- Penutup: Mencantumkan penutup seperti "Demikian surat panggilan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
- Hormat Kami, : Mencantumkan nama dan jabatan pengirim surat.
- Tanda Tangan dan Stempel: Mencantumkan tanda tangan dan stempel pengirim surat.
Contoh Surat Panggilan Rapat
Berikut contoh surat panggilan rapat yang dapat Anda gunakan:
KOP SURAT
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Email]
SURAT PANGGILAN RAPAT
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Rapat Evaluasi Kinerja
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat]
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan surat panggilan rapat untuk membahas evaluasi kinerja perusahaan pada periode [periode]. Rapat akan diadakan pada:
- Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
Agenda rapat adalah sebagai berikut:
- [Agenda 1]
- [Agenda 2]
- [Agenda 3]
Demikian surat panggilan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
Tips Menulis Surat Panggilan yang Baik
- Gunakan bahasa yang baku dan resmi.
- Tulis dengan singkat, padat, dan jelas.
- Pastikan informasi yang dicantumkan lengkap dan benar.
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan.
- Kirim surat panggilan dengan cara yang tepat, misalnya melalui pos, email, atau kurir.
Dengan mengikuti tips dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat panggilan yang efektif dan profesional.
