Contoh Surat Panggilan Klarifikasi
Berikut adalah contoh surat panggilan klarifikasi yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
Perihal: Panggilan Klarifikasi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Instansi Penerima Surat]
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [sebutkan masalah yang ingin diklarifikasi] yang terjadi pada [sebutkan tanggal kejadian] di [sebutkan tempat kejadian], kami mohon Bapak/Ibu berkenan untuk hadir pada:
Hari/Tanggal: [sebutkan hari dan tanggal] Waktu: [sebutkan waktu] Tempat: [sebutkan tempat]
Pertemuan ini bertujuan untuk mendapatkan klarifikasi terkait [sebutkan poin-poin yang ingin diklarifikasi].
Kami mohon kehadiran Bapak/Ibu pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
Demikian surat panggilan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Instansi Pengirim Surat]
Catatan:
- Silahkan sesuaikan isi surat dengan masalah yang ingin diklarifikasi.
- Sebutkan poin-poin yang ingin diklarifikasi dengan jelas dan spesifik.
- Pastikan waktu dan tempat pertemuan mudah dijangkau oleh penerima surat.
- Sebutkan konsekuensi jika penerima surat tidak hadir pada pertemuan yang telah ditentukan.
Tips Menulis Surat Panggilan Klarifikasi:
- Jelas dan ringkas: Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan jargon atau bahasa teknis yang rumit.
- Formal: Gunakan bahasa formal dan sopan dalam surat panggilan.
- Profesional: Hindari menggunakan bahasa yang provokatif atau menuduh.
- Objektif: Berfokus pada fakta dan hindari memberikan opini pribadi.
- Mencantumkan informasi penting: Pastikan informasi seperti nama penerima surat, jabatan, instansi, tanggal, waktu, dan tempat pertemuan tercantum dengan jelas.
- Menyertakan konsekuensi: Sebutkan konsekuensi jika penerima surat tidak hadir pada pertemuan yang telah ditentukan.
Penting Diingat:
Surat panggilan klarifikasi ini hanya contoh. Anda perlu menyesuaikan isi surat dengan situasi dan masalah yang terjadi. Pastikan Anda berkonsultasi dengan pihak yang berwenang untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan panduan dalam menulis surat panggilan klarifikasi.
