Contoh Surat Pemusnahan Arsip
Surat pemusnahan arsip merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi untuk menyatakan bahwa arsip tertentu telah diputuskan untuk dimusnahkan. Surat ini berisi informasi penting mengenai jenis arsip yang akan dimusnahkan, alasan pemusnahan, dan prosedur yang dilakukan. Berikut adalah contoh surat pemusnahan arsip:
[Nama Instansi/Organisasi]
[Alamat Instansi/Organisasi]
[Nomor Surat]
Perihal: Permohonan Pemusnahan Arsip
Kepada Yth.
[Nama Pimpinan Instansi/Organisasi]
[Jabatan Pimpinan Instansi/Organisasi]
[Alamat Instansi/Organisasi]
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil rapat [Nama Rapat] pada tanggal [Tanggal Rapat], kami [Nama Instansi/Organisasi] memutuskan untuk melakukan pemusnahan arsip yang telah memenuhi syarat dan kriteria pemusnahan sesuai dengan [Aturan/Peraturan tentang Arsip].
Berikut adalah rincian arsip yang akan dimusnahkan:
- Jenis Arsip: [Sebutkan jenis arsip yang akan dimusnahkan]
- Rentang Tahun: [Sebutkan rentang tahun arsip yang akan dimusnahkan]
- Jumlah Arsip: [Sebutkan jumlah arsip yang akan dimusnahkan]
- Alasan Pemusnahan: [Sebutkan alasan pemusnahan arsip]
Prosedur Pemusnahan:
- [Sebutkan prosedur pemusnahan yang dilakukan]
- [Sebutkan metode pemusnahan yang akan digunakan]
- [Sebutkan tempat pemusnahan]
Kami mohon persetujuan Bapak/Ibu untuk pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan persetujuannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
[Cap Instansi/Organisasi]
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan contoh surat ini dengan kebutuhan instansi/organisasi Anda.
- Pastikan untuk menyertakan semua informasi penting yang diperlukan dalam surat pemusnahan arsip.
- Pastikan surat pemusnahan arsip ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Simpan salinan surat pemusnahan arsip untuk dokumentasi.
Penting:
- Pastikan bahwa pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku.
- Pastikan bahwa arsip yang dimusnahkan tidak lagi memiliki nilai arsip.
- Pastikan bahwa arsip yang dimusnahkan tidak mengandung informasi rahasia atau sensitif.
