Contoh Surat Pemusnahan Dokumen
Surat pemusnahan dokumen merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga untuk menyatakan bahwa dokumen-dokumen tertentu telah dimusnahkan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku. Surat ini umumnya dibuat untuk mencatat dan mengonfirmasi proses pemusnahan dokumen, sehingga dapat menjadi bukti dan acuan bagi instansi/lembaga terkait.
Berikut adalah contoh surat pemusnahan dokumen:
SURAT PEMUSNAHAN DOKUMEN
Nomor : .../ ... / ... / ...
Perihal : Pemusnahan Dokumen
Kepada Yth.
Bapak/Ibu (Nama Jabatan)
Di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan (sebutkan peraturan yang menjadi dasar pemusnahan dokumen, misalnya: Peraturan Menteri, Surat Keputusan, dsb.) dan (sebutkan alasan pemusnahan dokumen, misalnya: telah berakhir masa arsipnya, sudah tidak relevan lagi, dsb.), maka (sebutkan nama instansi/lembaga) telah melakukan pemusnahan dokumen pada (tanggal).
Adapun rincian dokumen yang dimusnahkan adalah sebagai berikut:
| Jenis Dokumen | Tahun | Jumlah | Keterangan |
|---|---|---|---|
| (Nama jenis dokumen) | (Tahun) | (Jumlah) | (Keterangan) |
| (Nama jenis dokumen) | (Tahun) | (Jumlah) | (Keterangan) |
| (Nama jenis dokumen) | (Tahun) | (Jumlah) | (Keterangan) |
Proses pemusnahan dokumen telah dilakukan dengan cara (sebutkan cara pemusnahan dokumen, misalnya: dibakar, dihancurkan, dsb.) dan disaksikan oleh (sebutkan nama saksi).
Demikian surat pemusnahan dokumen ini kami sampaikan untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama Instansi/Lembaga
(Nama dan Jabatan)
Catatan:
- Nama instansi/lembaga: Isi dengan nama instansi/lembaga yang mengeluarkan surat pemusnahan dokumen.
- Nomor surat: Isi dengan nomor surat pemusnahan dokumen.
- Perihal: Isi dengan "Pemusnahan Dokumen".
- Nama Jabatan: Isi dengan nama jabatan penerima surat (misalnya: Kepala Dinas, Ketua Lembaga, dsb.).
- Peraturan: Isi dengan peraturan yang menjadi dasar pemusnahan dokumen.
- Alasan: Isi dengan alasan pemusnahan dokumen.
- Tanggal pemusnahan: Isi dengan tanggal pemusnahan dokumen.
- Rincian dokumen: Isi dengan rincian dokumen yang dimusnahkan, meliputi jenis dokumen, tahun, jumlah, dan keterangan.
- Cara pemusnahan: Isi dengan cara pemusnahan dokumen.
- Saksi: Isi dengan nama saksi yang menyaksikan proses pemusnahan dokumen.
- Nama dan Jabatan: Isi dengan nama dan jabatan pembuat surat.
Penting untuk diingat bahwa setiap instansi/lembaga mungkin memiliki format surat pemusnahan dokumen yang berbeda. Contoh di atas hanyalah contoh dasar yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku di instansi/lembaga Anda.
