Contoh Surat Pengajuan Pemusnahan Dokumen
Berikut adalah contoh surat pengajuan pemusnahan dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
Kepada Yth. [Jabatan] [Nama Instansi/Perusahaan] [Alamat Instansi/Perusahaan]
Perihal: Permohonan Pemusnahan Dokumen
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Instansi/Perusahaan] mengajukan permohonan pemusnahan dokumen yang telah memenuhi syarat dan ketentuan untuk dimusnahkan. Dokumen yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Jenis Dokumen:
- [Sebutkan jenis dokumen yang akan dimusnahkan, contoh: Dokumen Arsip, Dokumen Keuangan, Dokumen Personalia]
2. Periode Dokumen:
- [Sebutkan periode dokumen yang akan dimusnahkan, contoh: Tahun 2015 - 2019]
3. Jumlah Dokumen:
- [Sebutkan jumlah dokumen yang akan dimusnahkan, contoh: Sebanyak [Jumlah] berkas]
4. Alasan Pemusnahan:
- [Sebutkan alasan pemusnahan dokumen, contoh: Dokumen telah melewati masa arsip, dokumen telah tergantikan dengan dokumen yang lebih baru, dan lain sebagainya]
5. Metode Pemusnahan:
- [Sebutkan metode pemusnahan yang akan digunakan, contoh: Pengguntingan, Pembakaran, Penghancuran]
6. Tanggal Pemusnahan:
- [Sebutkan tanggal yang direncanakan untuk pemusnahan dokumen]
7. Lokasi Pemusnahan:
- [Sebutkan lokasi yang direncanakan untuk pemusnahan dokumen]
8. Lampiran:
- [Sebutkan lampiran yang menyertai surat pengajuan pemusnahan dokumen, contoh: Daftar Dokumen yang Akan Dimusnahkan]
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat di atas sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda.
- Pastikan surat pengajuan pemusnahan dokumen Anda dilengkapi dengan informasi yang lengkap dan akurat.
- Anda juga perlu melampirkan daftar dokumen yang akan dimusnahkan sebagai bukti lampiran.
- Pastikan Anda mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku terkait pemusnahan dokumen di instansi/perusahaan Anda.
Semoga informasi ini bermanfaat.
