Contoh Surat Penolakan Penawaran Barang
Berikut adalah contoh surat penolakan penawaran barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Penolakan Penawaran Barang
Kepada Yth. [Nama Perusahaan Penawar] [Alamat Perusahaan Penawar]
Dengan hormat,
Menanggapi penawaran barang yang Bapak/Ibu ajukan pada tanggal [Tanggal Penawaran] perihal [Perihal Penawaran] dengan nomor surat [Nomor Surat Penawaran], dengan ini kami sampaikan bahwa [Nama Perusahaan Anda] menyatakan menolak penawaran tersebut.
Penolakan ini kami dasarkan pada beberapa pertimbangan, yaitu:
- [Alasan Penolakan 1]
- [Alasan Penolakan 2]
- [Alasan Penolakan 3]
Kami memahami bahwa penolakan ini mungkin mengecewakan, namun kami harap Bapak/Ibu dapat memahaminya.
Demikian surat penolakan penawaran barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan Anda]
[Nama dan Jabatan Anda]
Catatan:
- Silahkan ganti bagian yang diapit tanda kurung siku (
[]) dengan informasi yang sesuai dengan kondisi Anda. - Anda dapat menambahkan atau mengurangi poin alasan penolakan sesuai dengan kebutuhan.
- Anda dapat menyertakan informasi tambahan seperti cara menghubungi Anda jika perusahaan penawar memiliki pertanyaan.
Tips Menulis Surat Penolakan:
- Jujur dan Profesional: Tulis surat dengan jujur dan sopan, hindari bahasa yang kasar atau tidak profesional.
- Jelaskan Alasan: Sebutkan alasan penolakan dengan jelas dan singkat.
- Tetap Positif: Hindari kalimat yang menghakimi atau menyinggung perasaan perusahaan penawar.
- Tawarkan Solusi: Jika memungkinkan, tawarkan solusi alternatif, seperti kemungkinan kerjasama di masa depan atau rekomendasi untuk penawaran yang lebih sesuai.
- Berterima Kasih: Ucapkan terima kasih kepada perusahaan penawar atas perhatian dan waktu mereka.
Penting:
- Pastikan untuk membaca dengan seksama dan memahami isi surat sebelum dikirim.
- Simpan salinan surat penolakan untuk arsip Anda.
