Contoh Surat Penolakan Pesanan Barang
Berikut adalah contoh surat penolakan pesanan barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan]
[Tanggal]
[Nama Pemesan] [Alamat Pemesan]
Perihal: Penolakan Pesanan Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan penolakan atas pesanan barang Anda dengan nomor pesanan [Nomor Pesanan].
[Sebutkan alasan penolakan pesanan dengan jelas dan spesifik]
[Jika ada, sebutkan alternatif solusi yang ditawarkan]
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Harap maklum bahwa penolakan ini dilakukan dengan pertimbangan matang dan demi kebaikan bersama.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan, atas perhatian dan pengertiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Jabatan Penandatangan]
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan isi surat dengan alasan penolakan pesanan barang yang Anda miliki.
- Pastikan bahasa yang digunakan formal dan sopan.
- Anda dapat menyertakan lampiran berupa bukti penolakan pesanan barang jika diperlukan.
Tips Menulis Surat Penolakan Pesanan Barang:
- Jujur dan profesional: Jelaskan alasan penolakan dengan jelas dan spesifik.
- Sopan dan ramah: Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
- Berikan alternatif solusi (jika ada): Tawarkan solusi alternatif untuk membantu pemesan.
- Tunjukkan rasa empati: Ungkapkan rasa menyesal atas penolakan pesanan dan beri tahu bahwa Anda memahami ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
- Jaga citra perusahaan: Pastikan surat penolakan tetap profesional dan tidak menjatuhkan citra perusahaan.
