Contoh Surat Penolakan Pesanan (PDF)
Berikut adalah contoh surat penolakan pesanan dalam format PDF yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon] [Email Perusahaan]
[Tanggal]
[Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Perihal: Penolakan Pesanan
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa pesanan Anda dengan nomor pesanan [Nomor Pesanan] yang diajukan pada tanggal [Tanggal Pesanan] tidak dapat kami proses.
Hal ini dikarenakan [alasan penolakan, contoh: stok barang yang Anda pesan telah habis, tidak memenuhi syarat pemesanan, atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Tips Menulis Surat Penolakan Pesanan
- Jujur dan profesional. Jelaskan alasan penolakan dengan jelas dan lugas.
- Hindari bahasa yang kasar atau menyudutkan.
- Bersikaplah sopan dan hormat.
- Tawarkan solusi alternatif. Jika memungkinkan, tawarkan solusi alternatif seperti mengganti pesanan dengan produk lain atau menunggu hingga stok tersedia kembali.
- Sertakan kontak. Pastikan penerima mengetahui cara menghubungi Anda jika memiliki pertanyaan.
Cara Membuat Surat Penolakan Pesanan dalam Format PDF
- Buat dokumen baru di Microsoft Word atau aplikasi pengolah kata lainnya.
- Ketik isi surat sesuai dengan contoh di atas.
- Sesuaikan isi surat dengan situasi Anda.
- Simpan dokumen dalam format PDF.
Dengan mengikuti tips dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat penolakan pesanan yang profesional dan efektif.
