Contoh Surat Permintaan Data ke Instansi
Berikut adalah contoh surat permintaan data ke instansi:
[Nama Pengirim] [Alamat Pengirim] [Nomor Telepon Pengirim] [Email Pengirim]
[Tanggal]
[Nama Instansi] [Alamat Instansi]
**Perihal: Permintaan Data **
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Pengirim] memohon bantuan Bapak/Ibu untuk dapat memberikan data [jenis data yang diminta] terkait dengan [deskripsi detail data yang diminta]. Data ini diperlukan untuk [tujuan penggunaan data].
Kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan data tersebut dalam format [format data yang diminta, contoh: excel, pdf, csv]. Data tersebut kami harapkan dapat diterima paling lambat pada [tanggal batas permintaan].
Sebagai bahan informasi, kami lampirkan [lampiran dokumen yang diperlukan] bersama surat ini.
Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
Catatan:
- Anda perlu mengganti bagian yang diapit kurung siku dengan informasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Pastikan Anda menyertakan informasi lengkap tentang data yang Anda butuhkan, termasuk format data yang diinginkan dan tujuan penggunaan data.
- Anda juga perlu menyertakan lampiran dokumen yang diperlukan, seperti surat izin resmi atau surat tugas.
- Sebelum mengirimkan surat, pastikan Anda telah membaca dan memahami peraturan terkait dengan permintaan data di instansi yang dituju.
Tips Menulis Surat Permintaan Data:
- Jelas dan Rinci: Jelaskan secara detail data yang Anda inginkan, termasuk periode waktu, jenis data, dan format data yang dibutuhkan.
- Formal dan Sopan: Gunakan bahasa formal dan sopan dalam surat Anda.
- Mencantumkan Tujuan: Jelaskan tujuan penggunaan data dengan jelas dan spesifik.
- Menyertakan Kontak: Sertakan nomor telepon dan email Anda agar instansi dapat menghubungi Anda jika ada pertanyaan.
- Memeriksa Kembali: Pastikan surat Anda bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa sebelum mengirimkannya.
Semoga contoh surat ini membantu Anda dalam mengajukan permintaan data ke instansi.
