Contoh Lampiran dalam Surat Dinas
Surat dinas seringkali disertai dengan lampiran untuk memberikan informasi tambahan atau data pendukung yang relevan dengan isi surat. Lampiran ini dapat berupa dokumen, tabel, gambar, atau jenis file lainnya yang dibutuhkan untuk memperjelas maksud dan tujuan surat.
Berikut beberapa contoh lampiran dalam surat dinas:
1. Lampiran Proposal
Contoh: Sebuah perusahaan ingin mengajukan proposal kerja sama dengan perusahaan lain. Dalam surat dinasnya, perusahaan menyertakan lampiran proposal yang berisi detail tentang rencana kerja sama, target yang ingin dicapai, dan benefit yang akan diperoleh kedua belah pihak.
Tujuan: Memberikan informasi lengkap dan detail tentang proposal yang diajukan agar dapat dipahami dan dipertimbangkan oleh pihak penerima surat.
2. Lampiran Data
Contoh: Sebuah instansi pemerintah ingin mengirimkan data statistik tentang jumlah penduduk di suatu daerah. Dalam surat dinasnya, instansi tersebut menyertakan lampiran berupa tabel data yang berisi informasi lengkap tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin, usia, dan status.
Tujuan: Menyediakan data yang akurat dan terperinci untuk mendukung informasi yang disampaikan dalam surat.
3. Lampiran Laporan
Contoh: Seorang karyawan ingin mengajukan laporan hasil kunjungan kerja ke luar kota. Dalam surat dinasnya, karyawan tersebut menyertakan lampiran berupa laporan tertulis yang berisi detail tentang kegiatan yang dilakukan selama kunjungan, hasil yang diperoleh, dan kendala yang dihadapi.
Tujuan: Menyediakan informasi lengkap tentang hasil kunjungan kerja yang dilakukan untuk memudahkan pihak penerima surat dalam memahami dan mengevaluasi hasil kunjungan.
4. Lampiran Gambar
Contoh: Sebuah perusahaan ingin mengajukan izin pembangunan gedung baru. Dalam surat dinasnya, perusahaan menyertakan lampiran berupa gambar denah gedung yang akan dibangun.
Tujuan: Memberikan visualisasi yang jelas tentang rencana pembangunan gedung untuk memudahkan pihak penerima surat dalam memahami desain dan detail bangunan.
5. Lampiran Dokumen
Contoh: Sebuah sekolah ingin mengirimkan surat kelulusan kepada siswa. Dalam surat dinasnya, sekolah menyertakan lampiran berupa dokumen ijazah dan transkrip nilai siswa.
Tujuan: Menyediakan dokumen resmi yang diperlukan oleh siswa untuk keperluan selanjutnya seperti melanjutkan pendidikan atau melamar pekerjaan.
Cara Menyertakan Lampiran dalam Surat Dinas
- Tuliskan "Lampiran:" di bagian bawah surat, setelah penutup surat dan tanda tangan.
- Sebutkan jumlah lampiran (misalnya: "Lampiran: 1 lembar").
- Jelaskan isi lampiran dengan singkat (misalnya: "Lampiran: Proposal Kerja Sama").
- Pastikan lampiran terlampir dengan rapi dan diberi nomor halaman jika diperlukan.
Catatan:
- Pastikan lampiran yang disertakan relevan dengan isi surat.
- Pastikan lampiran mudah dibaca dan dipahami.
- Gunakan format lampiran yang sesuai dengan kebutuhan.
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan dalam menulis lampiran.
Dengan menyertakan lampiran yang tepat, surat dinas dapat menjadi lebih informatif dan efektif dalam menyampaikan pesan.
