Contoh Penulisan Kepala Surat pada Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permintaan kepada pihak lain. Penulisan kepala surat pada surat dinas memiliki format dan aturan yang baku dan harus diperhatikan agar surat terkesan profesional dan resmi.
Berikut adalah contoh penulisan kepala surat pada surat dinas:
Contoh 1:
SURAT DInAS
Nomor : 001/DInas-Pendidikan/I/2023
Lampiran : -
Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Ruang
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Yogyakarta
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan ... (isi surat), kami mohon izin untuk menggunakan ruang ... (ruang yang diminta) di SMA Negeri 1 Yogyakarta pada tanggal ... (tanggal) pukul ... (jam) hingga ... (jam).
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan
Kota Yogyakarta
Nama Kepala Dinas
NIP : ...
Contoh 2:
SURAT DInAS
Nomor : 002/LPPM/II/2023
Lampiran : 1 Berkas
Perihal : Permohonan Bantuan Dana Penelitian
Kepada Yth.
Rektor Universitas ...
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mohon bantuan dana penelitian untuk kegiatan ... (judul penelitian) yang akan dilaksanakan oleh ... (nama peneliti) dengan rincian biaya terlampir.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Universitas ...
Nama Ketua
NIP : ...
Penjelasan Format Kepala Surat:
1. Judul "Surat Dinas":
- Tuliskan "Surat Dinas" dengan huruf kapital.
- Letakkan di bagian atas, tengah, dan di baris pertama.
2. Nomor Surat:
- Tuliskan nomor surat dengan format: Kode Instansi/Jenis Surat/Bulan/Tahun.
- Contoh: 001/DInas-Pendidikan/I/2023
- Kode Instansi bisa berupa singkatan nama instansi atau kode unik yang ditetapkan.
- Jenis Surat mencantumkan jenis surat, misalnya "Surat Dinas", "Undangan", "Nota Dinas", dll.
- Bulan dan Tahun mencantumkan bulan dan tahun surat dibuat.
- Letakkan di sebelah kanan atas, di bawah judul.
3. Lampiran:
- Tuliskan "Lampiran" dengan format "Lampiran : (jumlah) Berkas".
- Contoh: "Lampiran : 1 Berkas".
- Jika tidak ada lampiran, tuliskan "Lampiran : -".
- Letakkan di sebelah kanan atas, di bawah nomor surat.
4. Perihal:
- Tuliskan "Perihal" diikuti dengan isi singkat surat.
- Contoh: "Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Ruang".
- Letakkan di sebelah kanan atas, di bawah lampiran.
5. Kepada Yth.:
- Tuliskan "Kepada Yth." diikuti dengan jabatan dan nama penerima surat.
- Contoh: "Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Yogyakarta".
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah perihal.
6. Tempat:
- Tuliskan "di Tempat" setelah nama penerima surat.
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah nama penerima surat.
7. Salam Pembuka:
- Tuliskan "Dengan hormat," atau "Hormat kami," sebagai salam pembuka.
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah tempat.
8. Isi Surat:
- Tuliskan isi surat dengan jelas dan ringkas.
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah salam pembuka.
9. Salam Penutup:
- Tuliskan "Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih." atau "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih." sebagai salam penutup.
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah isi surat.
10. Nama Jabatan:
- Tuliskan nama jabatan pengirim surat.
- Contoh: "Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta".
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah salam penutup.
11. Nama Pengirim:
- Tuliskan nama lengkap pengirim surat.
- Letakkan di sebelah kiri, di bawah nama jabatan.
12. NIP:
- Tuliskan NIP (Nomor Induk Pegawai) pengirim surat.
- Letakkan di sebelah kanan, di bawah nama pengirim.
13. Tempat dan Tanggal:
- Tuliskan tempat dan tanggal surat dibuat.
- Letakkan di bagian kanan bawah.
Perhatikan:
- Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12pt.
- Gunakan spasi 1.5.
- Hindari penggunaan bahasa yang tidak baku dan singkatan yang tidak umum.
- Tulis dengan rapi dan profesional.
Dengan memahami format dan aturan penulisan kepala surat pada surat dinas, Anda dapat membuat surat dinas yang resmi dan profesional.
