Contoh Surat Dinas dan Analisis Kesalahan
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam dunia profesional. Penggunaan bahasa yang formal dan struktur yang baku menjadi ciri khas surat dinas. Namun, tidak semua surat dinas tercipta dengan sempurna. Terkadang, terdapat kesalahan yang dapat mengurangi nilai dan kredibilitas surat tersebut.
Berikut ini adalah contoh surat dinas dan analisis kesalahan yang mungkin terjadi:
Contoh Surat Dinas
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mohon izin untuk melakukan penelitian di sekolah Bapak/Ibu pimpin. Penelitian ini merupakan bagian dari tugas akhir kami sebagai mahasiswa Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Universitas XYZ.
Penelitian ini akan membahas tentang "Pengaruh Metode Pembelajaran Kontekstual terhadap Keterampilan Menulis Siswa SMA". Kami bermaksud untuk melakukan observasi dan pengumpulan data di kelas XII IPA pada tanggal (Tanggal) - (Tanggal).
Kami berharap permohonan kami dapat diterima dan Bapak/Ibu dapat memberikan izin penelitian di sekolah Bapak/Ibu pimpin. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Nama) NIM: (Nomor Induk Mahasiswa)
Analisis Kesalahan
Berikut adalah beberapa kesalahan yang mungkin terdapat pada contoh surat dinas di atas:
1. Kesalahan Tata Bahasa:
- Kalimat yang Bertele-tele: Kalimat "Melalui surat ini, kami mohon izin untuk melakukan penelitian di sekolah Bapak/Ibu pimpin" dapat disederhanakan menjadi "Kami mohon izin untuk melakukan penelitian di SMA Negeri 1 Jakarta."
- Kata "Bapak/Ibu" yang Berulang: Penggunaan kata "Bapak/Ibu" berulang dalam satu paragraf dapat dihindari dengan menggunakan singkatan "Yth." di awal surat.
- Tidak Konsisten dalam Penggunaan "Bapak/Ibu" dan "Sekolah": Dalam beberapa kalimat, digunakan kata "sekolah Bapak/Ibu pimpin", sedangkan di kalimat lain digunakan "sekolah Bapak/Ibu pimpin". Sebaiknya gunakan salah satu saja, misalnya "sekolah Bapak/Ibu pimpin".
2. Kesalahan Format:
- Tidak Menggunakan Margin yang Tepat: Surat dinas umumnya menggunakan margin 4 cm di atas, bawah, kiri, dan kanan.
- Tidak Menggunakan Jenis Huruf yang Formal: Jenis huruf yang umum digunakan dalam surat dinas adalah Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.
- Tidak Mencantumkan Nomor Surat: Setiap surat dinas sebaiknya memiliki nomor surat yang unik untuk memudahkan penelusuran dan arsip.
3. Kesalahan Isi:
- Tidak Mencantumkan Tujuan Penelitian yang Jelas: Tujuan penelitian hanya disebutkan secara singkat tanpa penjelasan detail.
- Tidak Mencantumkan Metode Penelitian: Metode penelitian yang akan digunakan tidak dijelaskan secara spesifik.
- Tidak Mencantumkan Lama Penelitian: Durasi penelitian hanya disebutkan dalam rentang tanggal, sebaiknya dicantumkan juga jumlah hari.
- Tidak Mencantumkan Kontak Person: Tidak ada nomor telepon atau alamat email yang dapat dihubungi jika ada keperluan terkait penelitian.
Rekomendasi
Untuk meningkatkan kualitas surat dinas, berikut beberapa rekomendasi:
- Perhatikan Tata Bahasa dan Struktur Kalimat: Gunakan bahasa yang formal, singkat, dan padat. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu.
- Pastikan Format Surat Sesuai Standar: Perhatikan margin, jenis huruf, ukuran huruf, dan jarak antar paragraf.
- Lengkapi Isi Surat dengan Informasi yang Relevan: Pastikan surat dinas memuat informasi yang lengkap dan jelas, seperti tujuan penelitian, metode penelitian, lama penelitian, dan kontak person.
- Baca Ulang Surat Sebelum Dikirim: Sebelum mengirim, bacalah kembali surat dinas untuk memastikan tidak ada kesalahan.
Dengan memperhatikan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan menerapkan rekomendasi di atas, Anda dapat meningkatkan kualitas surat dinas dan meningkatkan kredibilitas Anda dalam berkomunikasi secara resmi.
