Contoh Surat Dinas yang Baku
Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan dalam kegiatan resmi suatu instansi atau lembaga. Surat dinas memiliki format dan struktur yang baku yang harus diikuti agar terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima.
Berikut contoh surat dinas yang baku:
[Kop Surat Instansi]
SURAT DINAS
Nomor : [Nomor Surat] Lampiran : [Jumlah Lampiran] Perihal : [Perihal Surat]
Kepada Yth. [Jabatan Penerima Surat] [Nama Instansi Penerima Surat] Di Tempat
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan] [Jabatan Penandatangan]
[Nama Instansi]
[Stempel Instansi]
Keterangan:
- Kop Surat Instansi: Berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor Surat: Nomor surat harus unik dan sesuai dengan sistem penomoran surat di instansi.
- Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
- Perihal: Merupakan inti dari surat dan menjelaskan topik pembahasan surat.
- Kepada Yth: Mencantumkan nama lengkap penerima surat, jabatan, dan instansi penerima surat.
- Isi Surat: Merupakan bagian inti dari surat yang berisi informasi, permintaan, atau laporan.
- Hormat kami: Ungkapan penutup surat yang sopan.
- Nama Penandatangan: Nama lengkap orang yang menandatangani surat.
- Jabatan Penandatangan: Jabatan orang yang menandatangani surat.
- Nama Instansi: Nama instansi yang mengeluarkan surat.
- Stempel Instansi: Stempel instansi yang ditempelkan pada surat.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas:
- Gunakan bahasa yang baku dan formal.
- Susun kalimat dengan jelas dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa sehari-hari.
- Periksa kembali isi surat sebelum dikirim.
Contoh Isi Surat:
Berikut contoh isi surat dinas untuk beberapa jenis surat:
- Surat Permohonan: Mencantumkan permohonan yang ingin diajukan, alasan permohonan, dan informasi yang dibutuhkan.
- Surat Laporan: Mencantumkan informasi yang ingin disampaikan, data yang mendukung, dan kesimpulan.
- Surat Undangan: Mencantumkan informasi tentang acara yang akan diadakan, waktu, tempat, dan tujuan acara.
- Surat Pemberitahuan: Mencantumkan informasi tentang suatu kejadian atau informasi penting.
Kesimpulan:
Surat dinas merupakan dokumen resmi yang sangat penting dalam kegiatan resmi suatu instansi. Dengan memahami format dan struktur surat dinas yang baku, kita dapat membuat surat dinas yang profesional dan mudah dipahami oleh penerima.
