Contoh Surat Ekstern: Jenis, Format, dan Cara Menulis
Surat ekstern merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi kepada pihak luar. Pihak luar yang dimaksud dapat berupa instansi pemerintah, organisasi lain, perusahaan, perorangan, dan lain sebagainya.
Surat ekstern memiliki fungsi penting dalam berbagai hal, seperti:
- Komunikasi resmi: Menjalin komunikasi resmi antar instansi, organisasi, atau perorangan.
- Permintaan: Meminta informasi, bantuan, atau kerja sama kepada pihak luar.
- Pemberitahuan: Memberikan informasi penting kepada pihak luar.
- Pengaduan: Mengadukan masalah kepada instansi atau organisasi terkait.
- Permohonan: Memohon izin atau persetujuan dari pihak luar.
Jenis-Jenis Surat Ekstern
Berikut ini beberapa contoh jenis surat ekstern yang sering digunakan:
- Surat Permohonan: Surat yang ditujukan untuk meminta bantuan, izin, atau persetujuan dari pihak lain.
- Surat Pengantar: Surat yang digunakan untuk memperkenalkan seseorang atau sesuatu kepada pihak lain.
- Surat Keterangan: Surat yang berisi keterangan atau penjelasan tentang suatu hal.
- Surat Undangan: Surat yang ditujukan untuk mengundang seseorang atau kelompok orang untuk menghadiri suatu acara.
- Surat Pemberitahuan: Surat yang berisi informasi penting yang perlu diketahui oleh pihak lain.
- Surat Penawaran: Surat yang berisi penawaran suatu produk atau jasa kepada pihak lain.
Format Surat Ekstern
Berikut ini format surat ekstern yang umumnya digunakan:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Organisasi
- Alamat Lengkap
- Nomor Telepon
2. Nomor dan Tanggal Surat
- Contoh: Nomor: 001/SK/PT.ABC/2023
- Tanggal: 10 Januari 2023
3. Perihal
- Mencantumkan pokok permasalahan atau isi surat secara singkat dan jelas.
- Contoh: Permohonan Izin Penelitian
4. Lampiran
- Mencantumkan jika surat dilengkapi dengan lampiran, seperti dokumen, foto, atau lainnya.
- Contoh: Lampiran: 1 (Satu) Berkas Proposal Penelitian
5. Kepada Yth.
- Mencantumkan nama dan jabatan penerima surat dengan lengkap.
- Contoh: Kepada Yth. Bapak/Ibu Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas XYZ Di Tempat
6. Isi Surat
- Mencantumkan isi surat secara sistematis dan mudah dipahami.
- Gunakan bahasa yang resmi, sopan, dan jelas.
- Bagi isi surat menjadi beberapa paragraf dengan poin-poin yang mudah dipahami.
7. Salam Penutup
- Gunakan kalimat penutup yang sopan dan resmi.
- Contoh: Hormat Kami,
8. Tanda Tangan
- Tanda tangan pejabat yang berwenang, disertai dengan nama lengkap dan jabatan.
9. Stempel Instansi
- Stempel instansi/organisasi yang menerbitkan surat.
Cara Menulis Surat Ekstern
Berikut beberapa tips dalam menulis surat ekstern:
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
- Gunakan kalimat yang singkat, jelas, dan mudah dipahami. Hindari kalimat bertele-tele.
- Tulis surat dengan sopan dan profesional. Gunakan bahasa yang resmi dan tidak bertele-tele.
- Perhatikan format dan tata letak surat. Pastikan surat tertata rapi dan mudah dibaca.
- Pastikan surat sudah dicek kembali sebelum dikirim. Periksa isi surat, ejaan, dan format surat.
Contoh Surat Ekstern
Berikut ini contoh surat ekstern permohonan izin penelitian:
Surat Permohonan Izin Penelitian
Nomor: 001/SK/PT.ABC/2023 Tanggal: 10 Januari 2023
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
Lampiran: 1 (Satu) Berkas Proposal Penelitian
Kepada Yth. Bapak/Ibu Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas XYZ Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami, Tim Peneliti dari PT. ABC, memohon izin untuk melakukan penelitian di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas XYZ. Penelitian ini bertujuan untuk … (Tujuan Penelitian).
Penelitian ini akan dilaksanakan selama … (Durasi Penelitian) dan melibatkan … (Jumlah Peneliti) orang. Kami telah menyiapkan proposal penelitian yang terlampir dan kami berharap mendapatkan izin dari Bapak/Ibu Dekan untuk melaksanakan penelitian ini.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu Dekan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
(Nama dan Jabatan)
(Stempel Instansi)
Kesimpulan
Surat ekstern merupakan salah satu alat komunikasi resmi yang penting dalam berbagai aktivitas organisasi atau instansi. Dengan memahami jenis, format, dan cara menulis surat ekstern, diharapkan kita dapat membuat surat ekstern yang efektif dan profesional.
