Contoh Surat Jawaban Audiensi
Surat jawaban audiensi merupakan surat resmi yang ditujukan kepada pihak yang mengajukan permohonan audiensi. Surat ini berisi tanggapan dan jawaban atas permohonan audiensi yang telah diajukan, serta informasi mengenai tindak lanjut yang akan dilakukan. Berikut adalah contoh surat jawaban audiensi:
[Kop Surat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Lampiran: - Perihal: Jawaban Permohonan Audiensi
Kepada Yth. [Nama Pihak yang Mengajukan Audiensi] [Jabatan] [Alamat]
Dengan Hormat,
Menanggapi permohonan audiensi Bapak/Ibu/Saudara/i terkait [Topik Audiensi] yang diajukan pada [Tanggal Permohonan], dengan ini kami sampaikan jawaban sebagai berikut:
- Pertama, kami menerima permohonan audiensi Bapak/Ibu/Saudara/i dengan topik [Topik Audiensi].
- Kedua, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk melakukan audiensi pada:
- Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
- Ketiga, kami mohon agar Bapak/Ibu/Saudara/i dapat membawa [Dokumen Pendukung] sebagai bahan diskusi dalam audiensi.
Sebagai informasi, dalam audiensi ini, kami akan membahas mengenai:
- [Poin Diskusi 1]
- [Poin Diskusi 2]
- [Poin Diskusi 3]
Kami berharap, audiensi ini dapat menjadi forum diskusi yang produktif dan menghasilkan solusi yang bermanfaat bagi semua pihak.
Demikian surat jawaban ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Instansi]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat jawaban audiensi ini sesuai dengan kebutuhan.
- Pastikan untuk memasukkan informasi yang relevan dan lengkap dalam surat jawaban.
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Surat Jawaban Audiensi
- Kesesuaian isi surat dengan topik audiensi: Pastikan isi surat menjawab poin-poin penting yang diajukan dalam permohonan audiensi.
- Ketersediaan waktu dan tempat: Pastikan jadwal audiensi yang diusulkan sesuai dengan jadwal instansi.
- Kejelasan tujuan audiensi: Tentukan tujuan audiensi yang ingin dicapai dan sampaikan dengan jelas.
- Informasi tambahan: Anda dapat menambahkan informasi lain yang dianggap penting, seperti agenda diskusi, dokumen yang perlu dibawa, dan kontak person.
- Kesopanan dan profesionalitas: Perhatikan etika dalam surat menyurat, gunakan bahasa formal dan sopan, serta pastikan isi surat terstruktur dengan baik.
