Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar dalam Satu Perusahaan
Dalam dunia bisnis, surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam komunikasi formal. Surat-surat ini menjadi bukti tertulis yang mencatat berbagai kegiatan perusahaan, baik yang bersifat internal maupun eksternal.
Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu perusahaan dari pihak luar. Biasanya, surat masuk berisi berbagai hal, seperti:
- Permintaan informasi: Pemesanan barang, layanan, atau informasi terkait produk/jasa perusahaan.
- Penawaran: Penawaran produk, jasa, atau kerjasama dari pihak lain.
- Keluhan: Keluhan atau komplain terkait produk/jasa yang telah diterima.
- Undangan: Undangan untuk menghadiri acara atau pertemuan.
- Tagihan: Tagihan pembayaran untuk produk/jasa yang telah diterima.
Berikut contoh surat masuk:
Contoh Surat Masuk
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT. [Nama Perusahaan]
di Tempat
Perihal: Permintaan Penawaran Harga
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami PT. [Nama Perusahaan] ingin meminta penawaran harga untuk produk [nama produk] dengan spesifikasi sebagai berikut:
- [Spesifikasi Produk]
- [Spesifikasi Produk]
- [Spesifikasi Produk]
Kami harap Bapak/Ibu dapat memberikan penawaran harga terbaik beserta katalog produk dan informasi terkait.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan]
[Nama Pemohon]
[Nomor Telepon]
Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan kepada pihak luar. Biasanya, surat keluar berisi berbagai hal, seperti:
- Pemberitahuan: Pemberitahuan tentang sesuatu hal yang penting kepada pihak luar.
- Konfirmasi: Konfirmasi atas suatu permintaan, pemesanan, atau kesepakatan.
- Permintaan: Permintaan informasi, barang, atau layanan kepada pihak luar.
- Penawaran: Penawaran produk, jasa, atau kerjasama kepada pihak luar.
- Pengaduan: Pengaduan atau keluhan terhadap suatu pihak luar.
Berikut contoh surat keluar:
Contoh Surat Keluar
Nomor: [Nomor Surat] Lampiran: - Perihal: [Perihal Surat]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
di Tempat
Dengan Hormat,
Menindaklanjuti [Isi Surat], dengan ini kami [Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan]
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Nomor Telepon]
Penanganan Surat Masuk dan Keluar
Setelah surat masuk dan keluar diterima atau dikeluarkan, perusahaan perlu melakukan beberapa hal, yaitu:
- Menerima dan mencatat surat masuk: Setiap surat masuk harus dicatat dengan lengkap, termasuk nomor surat, tanggal surat, pengirim, dan perihal surat.
- Mendistribusikan surat masuk: Surat masuk kemudian didistribusikan kepada pihak yang terkait, baik individu maupun bagian/departemen yang bertanggung jawab.
- Menjawab surat masuk: Surat masuk yang membutuhkan jawaban harus dijawab dengan segera dan sesuai dengan prosedur perusahaan.
- Mencatat surat keluar: Setiap surat keluar juga harus dicatat dengan lengkap, termasuk nomor surat, tanggal surat, penerima, dan perihal surat.
- Mengarsipi surat: Setelah selesai ditangani, surat masuk dan keluar diarsipi dengan rapi dan sistematis untuk memudahkan pencarian kembali di kemudian hari.
Kesimpulan
Surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam kegiatan bisnis. Dengan mengelola surat-surat tersebut dengan baik, perusahaan dapat berkomunikasi dengan efektif, mencatat berbagai kegiatan, dan menyimpan bukti tertulis yang diperlukan.
