Contoh Surat Penolakan Klaim Barang
Berikut adalah contoh surat penolakan klaim barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Penolakan Klaim Barang
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Menanggapi surat klaim Anda terkait dengan [Nomor Klaim/Nama Barang] tertanggal [Tanggal Surat Klaim], dengan ini kami sampaikan penolakan atas klaim tersebut.
Alasan Penolakan:
[Sebutkan alasan penolakan klaim secara spesifik dan jelas, misalnya:]
- Barang yang diklaim telah melewati masa garansi.
- Kerusakan barang disebabkan oleh kesalahan penggunaan.
- Barang yang diklaim tidak sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pembelian.
- [Alasan penolakan lainnya]
Solusi yang Ditawarkan:
[Jika ada solusi yang ditawarkan, sebutkan dengan jelas, misalnya:]
- Kami menawarkan [Solusi yang ditawarkan, misalnya: perbaikan dengan biaya tertentu, penggantian dengan barang baru dengan biaya tertentu].
- [Solusi lainnya]
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Catatan:
- Sesuaikan contoh surat ini dengan situasi dan kondisi Anda.
- Pastikan alasan penolakan ditulis dengan jelas dan spesifik.
- Jika ada solusi yang ditawarkan, jelaskan dengan detail.
- Anda dapat menambahkan bagian lain seperti lampiran dokumen pendukung.
- Perhatikan format dan tata bahasa yang digunakan.
- Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
