Contoh Surat Peringatan yang Baik dan Benar
Surat peringatan merupakan salah satu bentuk tindakan yang diambil oleh perusahaan atau lembaga terhadap karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan. Surat peringatan bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku mereka dan menghindari konsekuensi yang lebih serius.
Berikut contoh surat peringatan yang baik dan benar:
Surat Peringatan I
Perihal: Peringatan
Kepada Yth. [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] [Departemen Karyawan]
Dengan surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa Bapak/Ibu telah melakukan pelanggaran terhadap [Peraturan atau Kebijakan yang dilanggar]. Pelanggaran ini terjadi pada tanggal [Tanggal Pelanggaran] dengan keterangan sebagai berikut:
- [Uraian singkat pelanggaran]
Tindakan Bapak/Ibu tersebut [dampak dari pelanggaran]. Hal ini bertentangan dengan [Peraturan atau Kebijakan yang dilanggar].
Sebagai konsekuensi dari pelanggaran ini, kami memberikan surat peringatan pertama ini kepada Bapak/Ibu. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama di masa depan.
Jika Bapak/Ibu kembali melakukan pelanggaran serupa, maka kami akan mengambil tindakan lebih lanjut yang sesuai dengan peraturan perusahaan.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
Catatan:
- Surat peringatan harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional.
- Uraikan pelanggaran secara jelas dan ringkas.
- Sebutkan dampak dari pelanggaran yang dilakukan.
- Jelaskan konsekuensi jika pelanggaran terjadi kembali.
- Berikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku.
- Surat peringatan harus ditandatangani oleh atasan dan karyawan.
Surat Peringatan II
Perihal: Peringatan
Kepada Yth. [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] [Departemen Karyawan]
Sehubungan dengan surat peringatan pertama yang kami berikan pada tanggal [Tanggal Surat Peringatan Pertama], kami ingin memberitahukan bahwa Bapak/Ibu telah kembali melakukan pelanggaran terhadap [Peraturan atau Kebijakan yang dilanggar]. Pelanggaran ini terjadi pada tanggal [Tanggal Pelanggaran] dengan keterangan sebagai berikut:
- [Uraian singkat pelanggaran]
Tindakan Bapak/Ibu tersebut [dampak dari pelanggaran]. Hal ini bertentangan dengan [Peraturan atau Kebijakan yang dilanggar].
Sebagai konsekuensi dari pelanggaran ini, kami memberikan surat peringatan kedua ini kepada Bapak/Ibu. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama di masa depan.
Jika Bapak/Ibu kembali melakukan pelanggaran serupa, maka kami akan mengambil tindakan lebih lanjut yang sesuai dengan peraturan perusahaan.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
Catatan:
- Surat peringatan kedua harus lebih tegas dibandingkan surat peringatan pertama.
- Sebutkan kembali pelanggaran yang dilakukan sebelumnya dan pelanggaran yang baru dilakukan.
- Tambahkan konsekuensi yang lebih serius jika pelanggaran terjadi kembali.
- Berikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku.
- Surat peringatan harus ditandatangani oleh atasan dan karyawan.
Surat Peringatan III
Perihal: Peringatan
Kepada Yth. [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] [Departemen Karyawan]
Sehubungan dengan surat peringatan kedua yang kami berikan pada tanggal [Tanggal Surat Peringatan Kedua], kami ingin memberitahukan bahwa Bapak/Ibu telah kembali melakukan pelanggaran terhadap [Peraturan atau Kebijakan yang dilanggar]. Pelanggaran ini terjadi pada tanggal [Tanggal Pelanggaran] dengan keterangan sebagai berikut:
- [Uraian singkat pelanggaran]
Tindakan Bapak/Ibu tersebut [dampak dari pelanggaran]. Hal ini bertentangan dengan [Peraturan atau Kebijakan yang dilanggar].
Sebagai konsekuensi dari pelanggaran ini, kami memberikan surat peringatan ketiga ini kepada Bapak/Ibu.
Sehubungan dengan pelanggaran yang dilakukan Bapak/Ibu, maka kami akan mengambil tindakan lebih lanjut yang sesuai dengan peraturan perusahaan.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
Catatan:
- Surat peringatan ketiga merupakan surat peringatan terakhir.
- Sebutkan kembali pelanggaran yang dilakukan sebelumnya dan pelanggaran yang baru dilakukan.
- Tambahkan konsekuensi yang lebih serius jika pelanggaran terjadi kembali.
- Surat peringatan harus ditandatangani oleh atasan dan karyawan.
Penting untuk diingat bahwa surat peringatan harus digunakan sebagai alat untuk membimbing dan memperbaiki perilaku karyawan, bukan sebagai alat untuk menghukum. Namun, jika karyawan terus melakukan pelanggaran setelah diberikan surat peringatan, maka perusahaan dapat mengambil tindakan lebih lanjut, seperti pemutusan hubungan kerja.
