Contoh Agenda Surat Keluar Masuk
Agenda surat keluar masuk adalah catatan penting dalam sebuah organisasi atau instansi. Agenda ini mencatat semua surat yang masuk dan keluar, baik surat resmi maupun surat pribadi. Agenda surat keluar masuk berfungsi untuk:
- Mencatat semua surat yang keluar dan masuk.
- Memudahkan pencarian surat.
- Mengetahui status surat.
- Sebagai arsip surat.
Berikut adalah contoh agenda surat keluar masuk:
Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10-01-2023 | 001/K/2023 | Permohonan Bantuan Dana | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Surat telah diterima |
| 2 | 12-01-2023 | 002/K/2023 | Rapat Koordinasi | Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat | Surat telah dikirim |
| 3 | 15-01-2023 | 003/K/2023 | Laporan Kegiatan | Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan | Surat terkirim dengan kurir |
Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 11-01-2023 | 001/D/2023 | Persetujuan Bantuan Dana | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Surat telah diterima |
| 2 | 13-01-2023 | 002/P/2023 | Undangan Rapat | Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat | Surat telah dijawab |
| 3 | 16-01-2023 | 003/M/2023 | Evaluasi Kegiatan | Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan | Surat telah diterima dan diproses |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat.
- Tanggal : Tanggal surat masuk/keluar.
- Nomor Surat : Nomor surat yang keluar/masuk.
- Perihal : Isi ringkasan surat.
- Tujuan : Instansi/orang yang dituju (surat keluar).
- Pengirim : Instansi/orang yang mengirim surat (surat masuk).
- Catatan : Catatan penting mengenai surat, contohnya: surat telah dijawab, surat telah dilampiri, dll.
Tips Membuat Agenda Surat Keluar Masuk:
- Gunakan format tabel yang jelas dan mudah dipahami.
- Tulis data secara lengkap dan akurat.
- Simpan agenda surat keluar masuk dengan rapi dan aman.
- Perbaharui agenda surat keluar masuk secara berkala.
Dengan menggunakan agenda surat keluar masuk, proses administrasi surat menyurat di organisasi/instansi akan menjadi lebih terstruktur, efisien, dan efektif.
