Contoh Penulisan Surat Dinas yang Salah dan Cara Memperbaikinya
Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas yang baik harus ditulis dengan format yang benar, menggunakan bahasa yang baku dan mudah dipahami, serta memuat informasi yang jelas dan lengkap.
Namun, seringkali kita menjumpai surat dinas yang ditulis dengan kesalahan, baik dari segi format, bahasa, maupun isi. Kesalahan-kesalahan tersebut dapat membuat surat dinas menjadi kurang efektif dan bahkan menimbulkan kesalahpahaman. Berikut beberapa contoh kesalahan penulisan surat dinas yang sering dijumpai:
1. Kesalahan dalam Format
- Tidak menggunakan kepala surat: Kepala surat adalah bagian penting yang memuat identitas pengirim surat, seperti nama instansi, alamat, dan nomor telepon. Ketiadaan kepala surat akan membuat surat dinas terlihat tidak resmi.
- Format penulisan tanggal yang salah: Penulisan tanggal pada surat dinas biasanya menggunakan format tanggal-bulan-tahun (misalnya 10 Juni 2023). Ada beberapa instansi yang menggunakan format bulan-tanggal-tahun (misalnya Juni 10, 2023). Pastikan format tanggal yang digunakan sesuai dengan standar instansi.
- Tidak menggunakan nomor surat: Nomor surat diperlukan untuk memudahkan penelusuran dan pengarsipan. Nomor surat biasanya terdiri dari kode instansi, tahun, dan urutan surat.
- Kesalahan dalam penulisan alamat: Pastikan alamat tujuan surat ditulis dengan lengkap dan benar, termasuk nama penerima surat, jabatan, dan nama instansi.
- Tidak menggunakan lampiran: Jika surat dinas disertai dengan lampiran, perlu dicantumkan keterangan lampiran di bagian bawah surat, seperti "Lampiran: 1 lembar".
- Tidak menggunakan tanda tangan dan nama terang: Tanda tangan dan nama terang diperlukan untuk menyatakan keabsahan surat dinas. Tanda tangan sebaiknya ditulis dengan tinta hitam dan disertai nama terang di bawahnya.
- Tidak menggunakan stempel: Stempel digunakan untuk memperkuat keabsahan surat dinas.
2. Kesalahan dalam Penggunaan Bahasa
- Bahasa yang terlalu formal atau berbelit-belit: Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau sulit dipahami. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua orang.
- Gunakan bahasa baku: Bahasa baku merupakan bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa sehari-hari yang tidak formal.
- Menggunakan kalimat yang ambigu: Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau mudah ditafsirkan secara berbeda. Pastikan setiap kalimat dalam surat dinas memiliki makna yang jelas dan tegas.
- Kesalahan ejaan dan tanda baca: Perhatikan penggunaan ejaan dan tanda baca yang benar. Kesalahan dalam ejaan dan tanda baca dapat membuat surat dinas terlihat tidak profesional.
3. Kesalahan dalam Isi Surat
- Tidak jelas maksud dan tujuan surat: Isi surat dinas harus jelas dan mudah dipahami. Tujuan surat harus dirumuskan secara ringkas dan spesifik.
- Informasi yang tidak lengkap: Pastikan informasi yang disampaikan dalam surat dinas lengkap dan akurat. Hindari informasi yang kurang lengkap atau ambigu.
- Kesalahan dalam penyampaian informasi: Pastikan informasi yang disampaikan dalam surat dinas sesuai dengan fakta dan akurat. Hindari penyampaian informasi yang tidak benar atau menyesatkan.
- Tidak ada penutup surat: Penutup surat berfungsi untuk menyatakan rasa hormat dan terima kasih kepada penerima surat. Penutup surat biasanya ditulis dengan kalimat yang singkat dan formal, seperti "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
Cara Memperbaiki Penulisan Surat Dinas yang Salah
- Pelajari format penulisan surat dinas: Pastikan Anda memahami format penulisan surat dinas yang benar, termasuk bagian-bagiannya, aturan penulisan, dan tata letaknya.
- Gunakan bahasa baku dan kalimat yang jelas: Perhatikan penggunaan bahasa baku dan hindari kalimat yang ambigu. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
- Perhatikan isi surat: Pastikan isi surat dinas lengkap, akurat, dan mudah dipahami.
- Baca ulang surat sebelum dikirim: Sebelum mengirimkan surat dinas, pastikan Anda membaca ulang surat tersebut dengan teliti untuk menghindari kesalahan.
Dengan memahami kesalahan-kesalahan penulisan surat dinas yang sering dijumpai dan cara memperbaikinya, Anda dapat membuat surat dinas yang efektif dan profesional.
Catatan:
Artikel ini hanya contoh, dan informasi di dalamnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
