Contoh Surat Balasan Klaim Pesanan
Perihal: Balasan Klaim Pesanan No. [Nomor Klaim]
Kepada Yth.
[Nama Pelanggan]
di
[Alamat Pelanggan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan klaim pesanan Anda No. [Nomor Klaim] yang diterima pada tanggal [Tanggal Penerimaan Klaim], dengan ini kami sampaikan balasan sebagai berikut:
[Pilih salah satu opsi di bawah ini, sesuaikan dengan situasi dan kondisi klaim]:
1. Klaim Disetujui
[Jelaskan alasan klaim disetujui, misal: kerusakan barang karena kesalahan pengiriman]
Kami telah memproses klaim Anda dan menyetujui permintaan Anda untuk [Tulis tindakan yang akan dilakukan, misal: penggantian barang, pengembalian dana].
[Jika ada proses lanjutan, jelaskan di sini, misal: pengiriman barang pengganti akan dilakukan pada tanggal [Tanggal Pengiriman].]
2. Klaim Ditolak
[Jelaskan alasan klaim ditolak, misal: klaim tidak memenuhi syarat dan ketentuan]
Kami mohon maaf, tetapi klaim Anda tidak dapat kami setujui karena [Tulis alasan penolakan, misal: tidak ditemukan bukti kerusakan barang saat pengiriman].
[Jika ada solusi alternatif yang ditawarkan, jelaskan di sini, misal: kami menawarkan voucher diskon untuk pembelian selanjutnya]
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan]
[Nomor Telepon/Email]
Catatan:
- Silahkan sesuaikan isi surat balasan dengan situasi dan kondisi klaim.
- Pastikan untuk menyertakan informasi penting seperti nomor klaim, tanggal penerimaan klaim, dan tindakan yang akan diambil.
- Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
- Surat balasan dapat dikirim melalui email atau pos.
