Contoh Surat Klaim Barang
Berikut adalah contoh surat klaim barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama penerima surat] [Jabatan penerima surat] [Nama perusahaan] di tempat
Perihal: Klaim Barang [Nomor pesanan/invoice]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama perusahaan pengirim] ingin mengajukan klaim atas barang pesanan dengan nomor pesanan [Nomor pesanan] / invoice [Nomor invoice] yang kami terima pada tanggal [Tanggal penerimaan barang].
Berikut rincian klaim:
- Nama barang: [Nama barang]
- Jumlah barang: [Jumlah barang]
- Kondisi barang: [Jelaskan kondisi barang yang tidak sesuai, seperti kerusakan, cacat, atau kekurangan]
- Bukti: [Lampirkan foto/video kerusakan atau dokumen pendukung lain]
Kami telah memeriksa dengan seksama dan memastikan bahwa kondisi barang tersebut tidak sesuai dengan yang tertera dalam pesanan/invoice. Kami mohon Bapak/Ibu dapat memproses klaim kami dengan segera.
Sebagai tindak lanjut, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi mengenai:
- Proses penanganan klaim: Bagaimana proses penanganan klaim yang akan dilakukan?
- Jangka waktu penyelesaian klaim: Kapan klaim kami dapat diselesaikan?
- Solusi yang ditawarkan: Solusi apa yang akan ditawarkan untuk mengatasi masalah ini (misalnya: penggantian barang, pengembalian dana, dll.)?
Demikian surat klaim ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama perusahaan pengirim] [Nama dan tanda tangan pengirim] [Nomor telepon] [Alamat email]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan kondisi dan situasi klaim Anda.
- Pastikan untuk menyertakan bukti yang kuat untuk mendukung klaim Anda.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
- Kirimkan surat klaim melalui surat resmi atau email, tergantung pada kebijakan perusahaan penerima.
