Contoh Surat Konfirmasi Positif dan Negatif
Dalam dunia bisnis, surat konfirmasi merupakan alat penting untuk memastikan semua pihak memahami isi kesepakatan dan komitmen yang telah dibuat. Surat konfirmasi ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat konfirmasi positif dan surat konfirmasi negatif.
Surat Konfirmasi Positif
Surat konfirmasi positif digunakan untuk menegaskan persetujuan atas suatu kesepakatan atau perjanjian yang telah dibuat sebelumnya.
Berikut adalah contoh surat konfirmasi positif:
Perihal: Konfirmasi Pesanan Barang
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Jabatan] [Nama Perusahaan] [Alamat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menegaskan kembali pesanan barang yang telah kami terima dari Bapak/Ibu pada tanggal [Tanggal Pesanan], dengan rincian sebagai berikut:
- Nama Barang: [Nama Barang]
- Jumlah: [Jumlah Barang]
- Harga Satuan: [Harga Satuan]
- Total Harga: [Total Harga]
Kami mohon konfirmasi kembali atas pesanan ini dan mohon informasi mengenai waktu pengiriman yang tepat.
Demikian surat konfirmasi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon dan Email]
Surat Konfirmasi Negatif
Surat konfirmasi negatif digunakan untuk menolak atau membantah suatu kesepakatan atau perjanjian yang diajukan.
Berikut adalah contoh surat konfirmasi negatif:
Perihal: Penolakan Permohonan Kerja Sama
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Jabatan] [Nama Perusahaan] [Alamat]
Dengan hormat,
Menanggapi permohonan kerja sama yang Bapak/Ibu ajukan pada tanggal [Tanggal Permohonan], dengan ini kami sampaikan bahwa kami tidak dapat menerima proposal kerja sama tersebut.
[Alasan penolakan, misalnya: keterbatasan sumber daya, strategi perusahaan yang berbeda, dll]
Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon dan Email]
Penting:
- Kejelasan: Pastikan surat konfirmasi Anda mudah dipahami dan tidak ambigu.
- Formalitas: Gunakan bahasa yang formal dan profesional.
- Kesopanan: Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau menghina.
- Bukti: Simpan salinan surat konfirmasi sebagai bukti tertulis.
Dengan menggunakan contoh surat konfirmasi di atas, Anda dapat meminimalkan kesalahan komunikasi dan membangun hubungan bisnis yang positif dan profesional.
