Contoh Surat Korespondensi Bisnis: Panduan Lengkap dan Template
Surat korespondensi bisnis merupakan alat komunikasi formal yang penting dalam dunia bisnis. Surat ini digunakan untuk berbagai keperluan, seperti:
- Mengajukan penawaran
- Meminta informasi
- Melakukan pemesanan
- Menanggapi keluhan
- Melakukan pengaduan
- Mengirimkan pemberitahuan
Surat korespondensi bisnis yang baik harus memenuhi beberapa syarat, yaitu:
- Formal dan profesional: menggunakan bahasa baku dan tata bahasa yang benar
- Jelas dan ringkas: menyampaikan informasi dengan tepat dan mudah dipahami
- Terstruktur: mengikuti format dan tata letak yang baku
- Akurat: mencantumkan informasi yang benar dan lengkap
- Sopan: menunjukkan rasa hormat kepada penerima
Struktur Surat Korespondensi Bisnis
Berikut adalah struktur umum surat korespondensi bisnis:
1. Kop Surat
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon
- Nomor faksimili
- Alamat email
- Website
2. Tanggal
- Tanggal penulisan surat
3. Nomor Surat
- Nomor urut surat
4. Perihal
- Judul singkat tentang isi surat
5. Lampiran
- Daftar dokumen yang dilampirkan (jika ada)
6. Alamat Penerima
- Nama penerima
- Jabatan penerima
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
7. Salam Pembuka
- Contoh: "Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]"
8. Isi Surat
- Bagian inti surat yang berisi informasi dan tujuan penulisan
9. Salam Penutup
- Contoh: "Hormat kami,"
10. Nama dan Jabatan Pengirim
- Nama lengkap pengirim
- Jabatan pengirim
Contoh Surat Korespondensi Bisnis
Contoh 1: Surat Penawaran
[Kop Surat]
[Tanggal]
Nomor Surat: [Nomor Surat]
Perihal: Penawaran [Nama Produk/Jasa]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menawarkan [Nama Produk/Jasa] kepada [Nama Perusahaan] Bapak/Ibu.
[Nama Produk/Jasa] kami memiliki beberapa keunggulan, antara lain:
- [Keunggulan 1]
- [Keunggulan 2]
- [Keunggulan 3]
Kami yakin [Nama Produk/Jasa] kami akan bermanfaat bagi [Nama Perusahaan] Bapak/Ibu. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi [Nama dan Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim]
Contoh 2: Surat Permintaan Informasi
[Kop Surat]
[Tanggal]
Nomor Surat: [Nomor Surat]
Perihal: Permintaan Informasi [Nama Produk/Jasa]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan kami akan [Nama Produk/Jasa], kami mohon informasi lebih lanjut mengenai:
- [Informasi 1]
- [Informasi 2]
- [Informasi 3]
Kami berharap dapat menerima informasi yang kami perlukan segera. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim]
Tips Menulis Surat Korespondensi Bisnis
- Gunakan bahasa yang formal dan profesional.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau slang.
- Tulis dengan singkat, jelas, dan mudah dipahami.
- Pastikan informasi yang Anda tulis akurat dan lengkap.
- Tulis dengan gaya yang sopan dan menunjukkan rasa hormat.
- Proofread surat Anda sebelum dikirim.
- Gunakan format dan tata letak yang baku.
Kesimpulan
Surat korespondensi bisnis merupakan alat penting dalam membangun hubungan bisnis yang profesional. Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat korespondensi bisnis yang efektif dan profesional.
