Contoh Surat Pemberitahuan Peringatan
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan peringatan yang dapat Anda gunakan sebagai panduan. Ingat, isi surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi masing-masing.
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
[Nama Penerima]
di
Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa Anda telah [sebutkan pelanggaran yang dilakukan] yang [sebutkan akibat dari pelanggaran] sebagaimana [sebutkan aturan/perjanjian/ketentuan yang dilanggar].
[Jika diperlukan, uraikan lebih lanjut mengenai pelanggaran yang dilakukan dan dampaknya]
Sebagai upaya untuk memperbaiki situasi dan menghindari terulangnya kembali pelanggaran serupa, kami memberikan [sebutkan jenis peringatan, contoh: peringatan pertama/kedua/terakhir] kepada Anda.
[Tuliskan tindakan yang harus dilakukan penerima surat, misalnya: memperbaiki kesalahan, mengganti kerugian, dsb.]
Kami harap Anda dapat [sebutkan harapan, misalnya: mematuhi aturan, bekerja sama, dsb.] dan tidak melakukan pelanggaran serupa di masa mendatang.
Apabila Anda [sebutkan konsekuensi jika peringatan tidak diindahkan, contoh: tidak diindahkan, maka akan dikenakan sanksi lebih berat]
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Nama Instansi/Perusahaan]
Catatan:
- Pastikan surat peringatan ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Hindari menggunakan bahasa yang kasar atau provokatif.
- Sertakan tanggal dan tanda tangan pada surat peringatan.
- Simpan salinan surat peringatan sebagai bukti.
Contoh Surat Peringatan Lainnya:
- Surat Peringatan Kepada Karyawan: Pelanggaran disiplin kerja, kinerja yang tidak memuaskan, ketidakhadiran tanpa keterangan.
- Surat Peringatan Kepada Pelanggan: Pelanggaran ketentuan layanan, keterlambatan pembayaran, ketidakpatuhan terhadap kontrak.
- Surat Peringatan Kepada Mitra: Pelanggaran kesepakatan kerjasama, pelanggaran kode etik, tidak memenuhi target.
Tips Menulis Surat Peringatan:
- Tegas namun sopan: Berikan peringatan dengan jelas dan tegas, namun hindari menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam.
- Fokus pada masalah: Uraikan pelanggaran yang dilakukan dengan detail dan spesifik.
- Berikan solusi: Jelaskan tindakan yang harus dilakukan oleh penerima surat untuk memperbaiki situasi.
- Berikan kesempatan: Berikan kesempatan kepada penerima surat untuk memperbaiki kesalahannya.
- Dokumentasikan: Simpan salinan surat peringatan sebagai bukti.
