Contoh Surat Peringatan ke Vendor
Perihal: Peringatan Atas Pelanggaran Kontrak
Kepada Yth. [Nama Vendor] [Alamat Vendor]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan peringatan atas [Pelanggaran Kontrak yang Dilakukan Vendor].
[Uraikan secara detail pelanggaran yang dilakukan vendor, sertakan tanggal dan bukti-bukti yang mendukung. Contoh:
- [Nama Produk/Jasa] yang kami pesan pada tanggal [Tanggal] belum diterima sesuai dengan [Ketentuan Kontrak/Jadwal].
- Kualitas [Nama Produk/Jasa] yang diterima tidak sesuai dengan [Standar Kualitas yang Tercantum dalam Kontrak].
- Vendor telah [Melakukan pelanggaran poin tertentu dalam kontrak]
[Tindakan yang harus dilakukan vendor untuk memperbaiki pelanggaran. Contoh:
- Segera kirimkan [Nama Produk/Jasa] yang dipesan sesuai dengan [Ketentuan Kontrak].
- Perbaiki kualitas [Nama Produk/Jasa] yang telah diterima agar sesuai dengan [Standar Kualitas].
- [Tindakan lain yang perlu dilakukan vendor]
[Konsekuensi jika vendor tidak melakukan perbaikan. Contoh:
- Jika vendor tidak melakukan perbaikan dalam jangka waktu [Jangka Waktu] maka kami akan [Konsekuensi, contoh: menjatuhkan sanksi denda, menghentikan kerjasama, melakukan proses hukum].
Kami berharap vendor dapat segera memperbaiki [Pelanggaran yang Dilakukan] dan memenuhi kewajibannya sesuai dengan [Kontrak].
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan pelanggaran yang dilakukan vendor dan ketentuan kontrak yang berlaku.
- Pastikan surat peringatan ditulis dengan jelas, lugas, dan profesional.
- Simpan salinan surat peringatan sebagai bukti.
- Konsultasikan dengan tim hukum perusahaan untuk mendapatkan nasihat hukum yang tepat.
