Contoh Buku Agenda Surat Keluar Masuk
Buku agenda surat keluar masuk merupakan dokumen penting dalam suatu organisasi atau instansi. Buku ini berfungsi sebagai pencatatan dan pelacakan surat keluar masuk secara sistematis. Berikut adalah contoh format buku agenda surat keluar masuk:
Format Buku Agenda Surat Keluar Masuk
I. Data Instansi
- Nama Instansi:
- Alamat:
- Nomor Telepon:
- Email:
II. Data Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
III. Data Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
Keterangan:
- No.: Nomor urut surat keluar masuk
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat
- Nomor Surat: Nomor surat keluar masuk
- Perihal: Singkat tentang isi surat
- Tujuan: Nama instansi atau orang yang dituju
- Pengirim: Nama instansi atau orang yang mengirimkan surat
- Lampiran: Jumlah lampiran surat
- Keterangan: Catatan tambahan terkait surat, contoh: Surat diterima, surat dibalas, dll.
Contoh Penulisan Buku Agenda Surat Keluar Masuk
Data Surat Keluar:
- No. 1: Surat dengan nomor 001/SK/DIV-HRD/I/2023, tertanggal 01 Januari 2023, perihal "Permohonan Cuti", ditujukan kepada Bapak/Ibu Kepala Divisi HRD, dengan lampiran 1 lembar dan keterangan "Surat diterima pada tanggal 02 Januari 2023".
Data Surat Masuk:
- No. 1: Surat dengan nomor 001/SM/DIV-HRD/I/2023, tertanggal 02 Januari 2023, perihal "Persetujuan Cuti", dari Bapak/Ibu Kepala Divisi HRD, dengan lampiran 1 lembar dan keterangan "Surat diterima pada tanggal 02 Januari 2023".
Manfaat Buku Agenda Surat Keluar Masuk
- Pencatatan Surat: Mencatat seluruh surat keluar masuk dengan rapi dan terstruktur.
- Pelacakan Surat: Memudahkan pelacakan surat keluar masuk dengan nomor urut dan tanggal surat.
- Arsip Surat: Menjadi arsip surat yang sistematis dan mudah diakses.
- Kontrol Surat: Membantu dalam mengontrol surat keluar masuk dan memastikan surat tertangani dengan baik.
- Akuntabilitas: Menjamin akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan surat keluar masuk.
Tips Mengelola Buku Agenda Surat Keluar Masuk
- Isi dengan Rapi dan Benar: Pastikan data surat terisi dengan lengkap dan akurat.
- Urutkan Secara Sistematis: Urutkan surat berdasarkan tanggal surat atau nomor surat.
- Simpan di Tempat Aman: Simpan buku agenda di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Lakukan Pembaruan Rutin: Perbaharui buku agenda secara berkala untuk menjaga data tetap akurat.
Dengan pengelolaan buku agenda surat keluar masuk yang baik, akan membantu organisasi atau instansi dalam mengatur dan mengelola surat keluar masuk dengan lebih efektif dan efisien.
