Contoh Surat Dinas yang Salah: Mengidentifikasi Kesalahan dan Cara Memperbaikinya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang penting dalam berbagai instansi. Kesalahan dalam penulisan surat dinas dapat berakibat fatal, mulai dari kurangnya kredibilitas hingga misinterpretasi informasi. Untuk itu, memahami jenis kesalahan yang sering terjadi pada surat dinas dan cara memperbaikinya sangat penting.
Berikut adalah beberapa contoh surat dinas yang salah dan penjelasan mengenai kesalahan yang terjadi:
1. Kesalahan dalam Format dan Tata Letak
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ,
Dengan hormat,
Perkenalkan, nama saya [Nama] dari [Instansi]. Kami ingin mengajukan kerjasama dengan PT. XYZ dalam [Bidang].
Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama]
Kesalahan:
- Tidak menggunakan kop surat: Kop surat berisi identitas pengirim surat, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, dan logo. Ketiadaan kop surat membuat surat terlihat tidak resmi dan kurang profesional.
- Penempatan salam pembuka yang salah: Salam pembuka seharusnya diletakkan di baris pertama, bukan di bawah identitas pengirim.
- Penempatan salam penutup yang salah: Salam penutup diletakkan di baris terakhir sebelum tanda tangan.
- Tidak menggunakan spasi antar paragraf: Penulisan tanpa spasi antar paragraf membuat surat terlihat padat dan kurang nyaman dibaca.
Cara Memperbaiki:
- Gunakan kop surat yang lengkap dan sesuai dengan identitas pengirim.
- Letakkan salam pembuka di baris pertama, diikuti identitas pengirim.
- Letakkan salam penutup di baris terakhir sebelum tanda tangan.
- Gunakan spasi antar paragraf untuk memudahkan pembacaan.
2. Kesalahan dalam Isi Surat
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ,
Dengan hormat,
Permohonan ini saya ajukan untuk memohon bantuan dana untuk kegiatan [Kegiatan]. Kami membutuhkan dana sebesar [Jumlah] untuk [Tujuan].
Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama]
Kesalahan:
- Bahasa yang tidak baku: Penggunaan bahasa yang tidak baku membuat surat terlihat tidak profesional. Contohnya, penggunaan kata "mohon" yang seharusnya "meminta".
- Isi surat yang tidak jelas: Isi surat harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Penggunaan kalimat yang bertele-tele atau tidak relevan dengan isi surat akan membuat pembaca bingung.
- Tidak menyertakan lampiran: Jika ada lampiran yang perlu disertakan, pastikan untuk mencantumkannya di bagian akhir surat.
Cara Memperbaiki:
- Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan EYD.
- Pastikan isi surat jelas, ringkas, dan fokus pada tujuan surat.
- Sertakan lampiran jika diperlukan dan sebutkan jenis lampirannya di bagian akhir surat.
3. Kesalahan dalam Penulisan Tanda Tangan
Contoh:
Hormat kami,
[Nama]
Kesalahan:
- Tidak menuliskan jabatan: Penulisan jabatan penting untuk menunjukkan status pengirim surat.
- Tidak ada stempel: Stempel merupakan tanda resmi suatu instansi dan menunjukkan keabsahan surat.
Cara Memperbaiki:
- Tuliskan jabatan pengirim di bawah nama.
- Tempelkan stempel resmi instansi di samping tanda tangan.
Kesimpulan
Kesalahan dalam penulisan surat dinas dapat berakibat fatal, baik bagi pengirim maupun penerima. Memahami jenis kesalahan yang sering terjadi dan cara memperbaikinya akan membantu Anda menghasilkan surat dinas yang profesional dan efektif.
