Contoh Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip
Berikut adalah contoh surat permohonan persetujuan pemusnahan arsip yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Jabatan]
[Nama Instansi]
Di Tempat
Perihal: Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Instansi] mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan arsip yang telah ditentukan sebagai arsip inaktif. Adapun rincian arsip yang akan dimusnahkan adalah sebagai berikut:
1. Jenis Arsip:
- [Nama Jenis Arsip]
- [Nama Jenis Arsip]
- [Nama Jenis Arsip]
2. Periode Arsip:
- [Tahun Periode]
- [Tahun Periode]
- [Tahun Periode]
3. Jumlah Arsip:
- [Jumlah Arsip]
4. Alasan Pemusnahan:
- [Alasan Pemusnahan]
- [Alasan Pemusnahan]
- [Alasan Pemusnahan]
5. Metode Pemusnahan:
- [Metode Pemusnahan]
6. Dokumen Pendukung:
- [Daftar Dokumen Pendukung]
Kami telah melakukan proses identifikasi, seleksi, dan evaluasi terhadap arsip inaktif tersebut sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kami memastikan bahwa pemusnahan arsip ini tidak akan mengganggu kelancaran dan kelengkapan data serta informasi yang dibutuhkan oleh instansi.
Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Instansi]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan kondisi arsip yang akan dimusnahkan.
- Pastikan untuk menyertakan dokumen pendukung yang diperlukan seperti daftar arsip yang akan dimusnahkan, laporan hasil identifikasi dan seleksi arsip, dan surat keterangan dari pihak yang berwenang.
- Anda juga dapat menyertakan rencana pemusnahan arsip yang meliputi metode, waktu, dan tempat pemusnahan.
Penting untuk diingat bahwa pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Anda dapat berkonsultasi dengan instansi terkait seperti arsip nasional atau dinas arsip daerah untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai prosedur pemusnahan arsip.
