Contoh Penulisan Nomor Surat yang Benar
Nomor surat merupakan bagian penting dari surat resmi. Nomor surat berfungsi sebagai identitas surat dan memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan. Penulisan nomor surat yang benar perlu memperhatikan beberapa aturan, tergantung pada jenis dan instansi yang mengeluarkan surat.
Berikut adalah contoh penulisan nomor surat yang benar untuk berbagai jenis surat:
1. Surat Dinas
Contoh:
Nomor: 001/SE/DIKBUD/2023
Keterangan:
- 001: Nomor urut surat dalam tahun berjalan.
- SE: Singkatan dari jenis surat, dalam contoh ini adalah Surat Edaran.
- DIKBUD: Singkatan dari instansi pengirim, dalam contoh ini adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
- 2023: Tahun penerbitan surat.
Aturan Umum:
- Jenis Surat: Gunakan singkatan yang mewakili jenis surat, misalnya SP (Surat Perintah), SE (Surat Edaran), SK (Surat Keputusan), dan lain-lain.
- Instansi Pengirim: Gunakan singkatan atau nama lengkap instansi pengirim, sesuaikan dengan aturan internal instansi.
- Tahun Penerbitan: Tulis tahun penerbitan surat menggunakan angka Arab.
2. Surat Pribadi
Contoh:
Nomor: 01/PS/ABD/2023
Keterangan:
- 01: Nomor urut surat dalam tahun berjalan.
- PS: Singkatan dari jenis surat, dalam contoh ini adalah Surat Pribadi.
- ABD: Singkatan dari nama pengirim, dalam contoh ini adalah Abdul.
- 2023: Tahun penerbitan surat.
Aturan Umum:
- Jenis Surat: Gunakan singkatan "PS" untuk Surat Pribadi.
- Nama Pengirim: Gunakan singkatan nama pengirim atau nama lengkap, sesuai preferensi.
- Tahun Penerbitan: Tulis tahun penerbitan surat menggunakan angka Arab.
3. Surat Niaga
Contoh:
Nomor: 002/SU/PT.XYZ/2023
Keterangan:
- 002: Nomor urut surat dalam tahun berjalan.
- SU: Singkatan dari jenis surat, dalam contoh ini adalah Surat Undangan.
- PT.XYZ: Nama perusahaan pengirim surat.
- 2023: Tahun penerbitan surat.
Aturan Umum:
- Jenis Surat: Gunakan singkatan jenis surat, misalnya SU (Surat Undangan), SP (Surat Penawaran), dan lain-lain.
- Nama Perusahaan: Tulis nama lengkap perusahaan pengirim.
- Tahun Penerbitan: Tulis tahun penerbitan surat menggunakan angka Arab.
Catatan:
- Penulisan nomor surat dapat berbeda-beda antar instansi, menyesuaikan dengan aturan internal masing-masing instansi.
- Pastikan untuk menggunakan format penulisan nomor surat yang seragam di dalam satu instansi.
- Hindari menggunakan simbol atau karakter yang tidak lazim dalam penulisan nomor surat.
Dengan memahami contoh penulisan nomor surat yang benar, diharapkan Anda dapat membuat surat resmi dengan format yang tepat dan profesional.
