Contoh Penulisan Surat Keluar: Panduan Lengkap dan Praktis
Surat keluar merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga kepada pihak luar. Penulisan surat keluar harus mengikuti aturan dan kaidah yang berlaku agar informasi tersampaikan dengan jelas, mudah dipahami, dan terkesan profesional.
Berikut ini adalah contoh penulisan surat keluar yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Lembaga: Nama instansi/lembaga ditulis dengan jelas dan tegas, biasanya dalam huruf besar dan tebal.
- Alamat: Alamat lengkap instansi/lembaga, termasuk kode pos.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Fax: (Opsional) Nomor fax.
- Website: (Opsional) Alamat website.
- Email: Alamat email resmi instansi/lembaga.
Contoh Kop Surat:
**PT. MAJU BERSAMA**
**Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Selatan 12345**
**Telp: (021) 12345678, Fax: (021) 12345679**
**www.majubersama.com, email: [email protected]**
2. Nomor Surat dan Tanggal
- Nomor Surat: Nomor surat yang diberikan kepada setiap surat keluar. Format nomor surat dapat bervariasi, biasanya menggunakan angka dan huruf.
- Tanggal: Tanggal pembuatan surat ditulis dalam format yang jelas (misalnya: 10 Juli 2023).
Contoh Nomor Surat dan Tanggal:
**Nomor: 001/PT.MB/VII/2023**
**Tanggal: 10 Juli 2023**
3. Perihal
- Perihal: Perihal singkat dan jelas mengenai isi surat, sehingga penerima dapat langsung memahami topik pembahasan.
Contoh Perihal:
**Perihal: Permohonan Pembelian Barang**
4. Lampiran
- Lampiran: (Opsional) Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat, jika ada.
Contoh Lampiran:
**Lampiran: 1 (Satu) Berkas**
5. Tujuan Surat
- Kepada Yth.: Nama dan Jabatan penerima surat ditulis dengan jelas dan lengkap.
- Di: Alamat lengkap penerima surat.
Contoh Tujuan Surat:
**Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. Sejahtera**
**Di Jl. Gatot Subroto No. 88, Jakarta Selatan**
6. Isi Surat
- Pembuka: Diawali dengan salam pembuka yang sopan, misalnya "Dengan hormat," atau "Salam Sejahtera".
- Isi: Bagian ini berisi informasi utama surat, ditulis dengan jelas, runtut, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa resmi dan baku.
- Penutup: Berisi kesimpulan atau harapan dari penulis surat, serta salam penutup yang sopan, seperti "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
Contoh Isi Surat:
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengajukan permohonan pembelian barang berupa 100 buah komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:
* Processor: Intel Core i5
* RAM: 8 GB
* Hardisk: 500 GB
* Monitor: 19 Inch
Kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memproses permohonan kami dengan segera. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
7. Tanda Tangan
- Nama: Nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Jabatan pengirim surat.
Contoh Tanda Tangan:
Hormat kami,
**(Tanda Tangan)**
**[Nama Lengkap]**
**[Jabatan]**
8. Stempel
- Stempel: Stempel instansi/lembaga diletakkan di bagian kanan bawah surat.
Tips Penulisan Surat Keluar:
- Gunakan bahasa yang baku dan resmi.
- Tulis dengan singkat, padat, dan jelas.
- Hindari kesalahan ejaan dan tanda baca.
- Perhatikan tata letak dan format surat.
- Selalu periksa kembali surat sebelum dikirim.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat keluar yang profesional dan efektif.
